吉宁博士观点
在档案管理学的范畴内，人事档案管理是一个十分重要而又比较特殊的门类，它储存着关于人的信息。随着商品经济的迅速发展和人才的逐渐走向市场，人事档案管理也发生着巨大的变化。过去那种封闭式的人事档案管理形式，显然已经不能适应经济发展和社会变革的需要，探索新的人事制度背景下的人事档案管理规律，建立一种有利于人才流动的开放式的人事档案管理模式，是非常必要的。从下面三个方面来探讨这一问题。
一、人才流动的市场化背景
相对于改革开放以前，人们的就业观念与意识发生了根本的转变，谋求“铁饭碗”的想法和一业终身的情况已不多见，这样，应运而生的各类人才市场就显得格外重要，它是人才流动必不可少的中介与协调的管理机构。人才的市场化，是商品经济发展到一定阶段的必然结果，尤其是在我国不断深化改革的现阶段，伴随着经济结构的调整，人事制度的改革不可避免。人员就业的双向选择，停产企业中闲置人员的下岗，机关改革中多余人员的分流，农业机械化程度的提升使农村剩余劳动力向城市产业的流动，以及新兴产业的人才需求等等，都需要人才的市场机制进行调节来达到劳动力的供需平衡。这是我国人事制度的根本性变革，是社会发展的必然要求。
面对人才流动实现市场化的大背景，人事档案管理必须适应这一变化而进行改革，要建立一个新的人事管理体制服务的档案管理模式，它应该符合以下原则：
首先，人事档案管理在职能上要确立服务的原则。人事档案不仅仅是关于人的自然状况的抽象记录，同时也是具体单位施行人事管理的重要依据。对于个人来说，它是证明其整体素质的履历性资料，在人才流动中，它是求职者向用人单位说明自身素质的重要材料。基于这样的情况，人事档案的建立与管理要确立服务的原则，要从为更好地实施人事管理的角度出发，进行档案建设与档案使用。这就要求从每个具体个案的建立，到整体档案系统的管理，都要做到适应市场化规律，利于人才的使用、管理和流动。
其次，在档案内容上，要确立完整准确的原则。人事档案，是关于人的信息的储存，反映着人的整体素质与履历状况。因此，在档案建设上要做到翔实、准确、全面，这样才能更好地为人事管理服务，才能为人才使用提供准确而有价值的信息。所谓翔实，就是指构成某人个案的具体材料，必须符合该人的实际情况，尤其是能证明一个人自然状况与履历变化的原始材料，要完整、齐备，要做到内容充分。储存的资料必须准确无误，无法确认与核实的材料，不能存档，模糊不清的数字、日期、人名、地名等也不能存档。除了翔实与准确外，存档的资料尽可能的丰富，要信息全面、完整，这样才能反映一个人的真实面貌，提供有价值的人才资料。
第三，以服务为宗旨的人事档案管理，还要确立通用的原则。一个人的人事档案从甲单位调往乙单位，要便于进入乙单位的档案系统归档保管，就要求在人事档案建立过程中，从个案的编制，系统的建设，都要体现通用的原则。做到通用，一是要做到标准化。在建立人事档案过程中，要严格依据国家、地方、行业等发布的标准进行，不能另立与上述标准不符的标准，要做到标准一致。二是要做到规范化。在内容编制上要统一规范，从编制体例到内容组合，都要规范化，不能杂乱无章。三是要照顾到网络化的需要。进入微机管理的单位，其人事档案的编制要考虑到上网的要求，要考虑到与外界的相互联系、沟通，要建成一个开放的、动态的网络系统。这样才能实现服务的宗旨。
二、人事档案应具备的特点
在人才流动走向市场化的背景下，新的人事管理体制要求人事档案应具备以下特点：
1开放性
过去的人事管理制度下的人事档案，是在封闭状态下实施管理的，既使人员调动，档案也是在组织之间传递，甚至连档案材料的主人也无法接触自己的档案内容。这样的管理方式显然已经不适应社会改革和人才流动的具体现状，更不能市场机制下人们择业、就业过程中提供人才情况的需要。人事档案管理必须走向开放性，才能适应经济发展和人事变革的新形势。所谓开放性，就是把人事档案做为记录人的综合素质的信息储存和保管，并向需要它的人提供服务，形成一个面向人才市场，甚至面向全社会的开放的人才信息系统，这样才能发挥人事档案的作用，实现其真正的价值。
2信息性
人事档案所储存、保管的关于人的自然状况和履历变化的记载，是人才资源的综合信息，对于用人单位发现人才，考核并使用人才具有重要意义。因此，人事档案的信息量愈丰富，内容愈翔实、准确，信息结构愈科学合理，就愈有价值，就愈能发挥作用，就具体个案而言，人事档案要全面地反映一个人的综合情况，那么在建立档案时就要从档案结构，存档材料的选择取舍，保管与使用的管理程度等方面认真考虑其信息性准则，努力使人事档案建设成有价值的信息资源，为经济建设和社会发展服务。
3服务性
人事档案的根本性质是要为人事管理服务，无论是封闭形态还是开放形态，它都是一定人事制度下的产物，都是为人事管理服务的。我们在这里所说的服务性，区别于过去封闭状态下的狭隘服务而是具有开放性，信息性的更广泛的服务，它的对象是整个社会。这种服务要适应市场经济的特点，要利于人才流动的方便、简捷、要符合新形势下人事管理体制的要求，更要遵循档案管理自身的规律。要建立一种机制以保证这种服务的顺利运行，从而形成一个具有开放性服务职能的人事档案管理的动态系统，充分体现人事档案的服务性特点，才能更好地发挥其功能。
4法制性
人事档案的管理工作，具有很强的法制性，必须依法进行。《中华人民共和国档案法》颁布施行以后，档案法规体系逐步完善，形成了依法治档的新秩序，档案事业开始走上法制建设的轨道。人事档案涉及到人的合法权益，更应该依法治档。任何单位、组织和个人，都不能离开法制的轨道从事档案工作。更不能违反法律法规去利用人事档案，要维护人事档案法制建设的严肃性和权威性。
三、人事档案的现代化建设
随着科学技术的不断发展，档案工作的现代化建设进步很快，很多新技术的渗透，使档案工作的科技含量越来越高，促进了档案工作的迅速发展。人事档案的管理工作也不例外，同样需要加强现代化建设，需要利用先进的科学技术来完善人事档案工作。
人事档案的现代化建设，最关键的环节是标准化建设，没有统一的标准规划，既使投入了先进技术，仍然不能很好地实现现代化管理。一些经济发达国家在档案管理中动用先进技术的程度很高，但由于没有统一的标准规范，仍然很难实现科学合理的现代化管理。因此，标准化建设是实现档案工作现代化的基本保证。
人事档案的现代化建设，还要充分利用先进技术进行档案管理工作。现在普遍使用的计算机技术与缩微技术，都大大地促进了档案工作的发展，提升了工作效率。例如利用计算机技术进行立卷、着录、存储、检索、联网等方面的工作，使档案工作改变了过去管理落后的局面，在为经济建设与社会发展服务中收到很好效果，创造了极大的经济效益和社会效益。因此，在人事档案工作中，要不断提升从业人员的理论水平和业务能力，不断提升档案管理工作中的科技含量，才能加快人事档案管理中的现代化步伐。
在不断深化改革的伟大进程中，人事档案管理工作也要不断改革、摸索规律、完善体系，逐步建立一个适应现阶段人事制度的管理模式，更好地为经济建设与社会发展服务。
