吉宁博士观点
近年来，电子计算机迅速普及，企业机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提升工作效率，加速现代化进程。传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代，电子文件如何监管？如何进行电子档案管理和开发利用？这已成为文秘工作必须面对的问题，是当前文秘人员努力探索的热点问题，作者认为，目前必须解决下面几个问题。
一、掌握电子文件的特性，做好电子档案管理工作。
电子文件和纸质文件都是人们社会活动的记录。两者既有共性，也有差异。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、管理等均与传统的纸质文件所用的技术、方法不同。电子文件是指一种通过电脑进行操作、传输或处理的文件。电子文件与纸质文件相比较，有如下特性：
1、信息与载体的相分离性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可在不同的载体之间相互复制而信息形态无任何变化。这样很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，这个特征直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。
2、易更改性。电子文件是通过键盘、扫描仪等工具输入，存在于磁盘等介质上，更改、伪造数据不留痕迹，还有可能因计算机病毒及网络安全等原因而导致文件变更，所以为保证其安全、准确，需要解决很多的技术难题。
3、数据的易消失性。电子文件数据存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，是无形物，一旦操作不当，则可能损害甚至抹掉，均可造成难以挽回的损失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。
电子文件还有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等特性。
电子文件的特性是客观存在的，例如：江门市国家税务局目前就采用了统一的OA办公系统，内外文书都采用网上运行。各市在网上收文后迅速在网上转发到各个税收网点，甚至向社会公布，充分地体现了无纸化办公在节省时间、节省纸质材料、节省人力的优势。但在整个运行过程中电子文件随时会被更改，无法保证数据百分百准确。江门市国税局和各市国税局、税收网点，在收、发、存储的过程中或者受到外来病毒的入侵，都会造成数据的消失。这是电子文件的特性所决定的，所以档案部门限定永久、长期保存的电子文件必须制成纸质文件归档，使国税系统充分发挥了自动化办公的优势，也避免了因电子文件特性可能造成的损失。
只有认清电子文件与纸质文件各自的特点。才能对电子档案管理提出正确的要求。既坚持档案管理的基本原则，又不致将纸质档案管理的理论、方法原封不动地用于电子档案管理，有利于创建电子档案理论、方法和技术。这样才能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，又能正确对待纸质档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。
二、电子文件的整理
电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：
1、对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的着录标引应由归档人员来完成。着录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案管理和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。
2、组织建立数据库。首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件环境下，都要做好备份工作。
三、电子文件的归档
电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有：
1、确定电子文件的归档范围。这是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。按国家档案局的规定，电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同。目前，鹤山市档案局制订的《电子文件管理办法》规定：机关、企事业单位、团体在工作中形成的，有保存价值的电子文件都要整理归档，列出了文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求，确保电子档案的齐全与完整，为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。
2、规定归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档(称阶段归档)，可视其具体情况而定。目前，鹤山市规定科技档案要在工程竣工验收后一个月内归档，其它门类档案一年归档一次，电子文件的归档应与纸质文件归档同期进行。
3、规定归档份数。按国家档案局电子文件归档的规定，电子文件归档后一般拷贝三套，封存一套，一套用于利用，第三套异地保存。例如：鹤山市档案局就规定：各个企业部门电子文件归档后拷贝三套，单位档案室必须封存一套，一套用于平时利用，第三套在每年的文书档案验收时交市档案馆验收并保存。
4、对电子文件归档的要求。总的要求是：真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如收集积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；第三是归档电子文件格式要通用、标准。
5、归档方法。一是将应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁、光介质上。三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。
四、电子文件归档后应妥善保存
电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存，维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。
1、确保电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。
2、确保电子档案内容准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为，电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编徘上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。
因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。
3、确保电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，要原始形成的格式进行还原显示。可进行以下的处理：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，保存与电子档案相关的软件及整个应用系统，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保存方法。
4、确保电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说，常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就要把元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子档案名称、存储位置及相互关系；与电子档案内容相关的背景信息等相应的信息保存下来。
5、要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用抽样方式进行。检测时，首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，要进行有效的修正或更新。一般四年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维护，电子档案管理必须严格，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护电子档案管理，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
五、电子档案的利用
电子档案的利用与纸质档案相比，显着不同的是更快捷、更方便更准确。其查准率和查全率是纸质档案无法可比的。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的先决条件和采取相应的电子档案管理措施才能够实现。
电子档案提供利用一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。
1、向利用者提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。
2、利用网络传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。目前全省规定各市建立旧政权档案和革命历史档案数据库，这些已超过三十年保管期限的历史档案按《档案法》规定要向社会开放，所以省内可以进行互相交换。
3、在网上直接利用。是在档案部门的网络上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的电子档案管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。例如，目前鹤山市档案局（馆）网站已开通，公众利用互联网可以直接查询网站内的山林权证、土地证等达到开放期限的非涉密电子档案，社会各界还可以在限定范围内通过权限审批在网上利用相应范围内的电子档案。
电子文件归档后，由档案馆经过排序、编号等一系列处理，那些非涉密可以公开的文件，就可以挂到网上，便于各部门直接在网上查阅，大大方便了档案的有效利用。
知识经济时代的今天，对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作人员必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使电子档案管理工作赶上时代步伐，适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务，使电子档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。
