吉宁博士观点
干部档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息来源。准确、齐全、完整的人事档案能历史全面地记载一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息，是知人善任、选贤举能的重要工具，管好用好人事档案对人才资源开发起着重要作用。在贯彻党的干部路线、方针、政策，加强领导班子和干部队伍建设，培养造就大批能够担当重任的领导人才的伟大工程中，干部档案起到桥梁作用，为党和国家干部工作决策提供必要的资料和依据。为此，科学地、规范地做好干部档案管理工作具有重要的现实意义。
目前干部档案管理存在的问题：(1)档案内容陈旧，缺乏近时期的材料。(2)档案材料不完整，有的档案材料没有随干部工作的变动而及时转递，人为地造成档案材料缺残。(3)干部的出生年月填写前后不一致，特别是一些工龄长、年龄大的同志，几份履历表年龄都不相同。(4)参加工作时间填写前后矛盾。(5)有些案卷发现有虚假未经鉴别的材料。(6)组织审查手续不完备，有漏签章的现象。(7)档案材料取舍不当，分类不准确，编排无序。尤其是有些案卷归入了不符合归档范围的材料，使档案内容混乱，影响了档案利用。为避免出现上述问题，确保干部档案质量，使干部档案更好地为新时期干部工作服务。其具体对策是：
一、加强干部档案材料的审查、鉴别，切实维护干部档案的完整性和真实性
收集干部档案材料，充实干部档案内容，为组织上历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供依据，是干部档案工作的根本任务。干部档案的性质决定了收集的档案材料必须完整、真实可靠，不得有半点虚假。为此，在收集干部档案材料时应着重做好两方面的工作：
一是健全干部档案材料的审查、鉴别制度。
干部档案材料的鉴别是指依照一定的原则与规定，对收集起来的干部档案材料进行甄别和价值鉴定，然后根据它们的真伪和价值进行取舍，将具有保存价值的材料归入档案，把不应归档的材料剔出销毁或转送其他部门。鉴别工作是干部档案工作的重要环节，是干部档案整理的基础。因此，干部档案管理部门应根据实际，制定适合于本单位的干部档案材料审查鉴别制度。
鉴别内容应包括：⒈是否属于干部本人的材料。⒉是否属于干部档案内容要求的材料。⒊材料内容是否真实、准确。⒋材料有无重复。对符合归档范围的干部档案材料，还须认真审查材料是否齐全、完整，手续是否完备，不符合要求的应补齐、收全，补完手续后再进行归档。
对不属于干部档案归档范围的材料可采取：⒈转，转给有关部门保存或处理。⒉退，对手续不完备或内容还需要查对核实的材料，应本着对组织、对个人负责的态度，提出具体的意见，退回有关单位或部门，待原单位或部门修改补充完整后再收回。如果需退回本人的应经过领导批准，并办理相应的手续。⒊留，凡是不属于干部档案范围，但具有保存价值的有关参考资料，经过整理后，由组织人事部门作为业务资料保存。⒋毁，经鉴别确实没有保存价值又不宜退回本人的材料，应按有关规定登记报送主管领导批准销毁。
二是健全干部档案材料补充制度。
⒈健全移交和转递制度。明确规定各部门在日常工作活动中形成的属于干部档案范围的材料，都应及时地移交给干部档案管理部门，以便干部档案能够及时地、源源不断地得到补充。移交制度应当有明确的移交范围、移交时间及移交的整理要求。对于调动工作离开原单位的人员，干部档案管理部门应及时填写干部档案转递通知单，并通过机要交通转递或派专人送达，将其干部档案材料转递至新的单位，以防丢失和散乱。对新调入的人员要及时填写干部档案收文登记表。
⒉催要制度。干部档案管理部门在日常工作中不能坐等有关单位或部门呈送材料，应做到口勤、脚勤，善于联系，沟通信息渠道，与形成材料的有关单位或部门建立主动递交干部档案材料收集制度，把被动收集变主动收集，使干部档案内容能够及时地得到补充。
⒊检查制度。干部档案管理部门应每半年或一年对干部档案进行”地毯式”全面检查，将不符合归档要求的材料，退回形成单位或部门重新制作或补办手续。同时剔出不属于干部档案归档范围的材料，并退回原单位处理。发现缺少的材料，对缺少材料一式两份登记成册，发放到相应单位收集。对由于历史原因造成的确实收集不到的档案材料，由所在单位说明原因，为以后查找缺少材料铺平道路。
⒋随时补充材料制度。干部档案管理部门应根据档案材料的短缺情况，不定期地统一布置填写履历表、登记表、自我鉴定、年度考核表等。同时重点收集补充反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面材料。做好上述几条，就能使干部档案内容新颖、实用，又能及时反映个人的现实状况。
二、加强干部档案规范化整理，使干部档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求
干部档案整理分为：新建档案整理及因增减材料而进行的重新整理。新建档案整理，主要指新吸收人员档案材料的整理。这部分档案材料因原没有完全整理，或没有规范地整理，材料零乱、庞杂，整理的工作量大。重新整理档案，是对已整理的档案进行补充调整。因随着个人工作的变迁等各方面需要，已经整理好的每份干部档案，还要不断补充增加或剔除部分材料，这种整理工作量比较小，只需随时补充零散的归档材料，并在原有目录上补充登记即可。
干部档案的整理，必须按照组织部1991年重新修定的《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行。做到：
⒈类别齐全、材料完整。近年来形成的干部履历表；鉴定、考察、考核材料；工资审批表，干部任免表等内容的材料应收集齐全。要按中组部关于《干部档案材料收集归档规定》的要求，案卷中没有不符合归档范围与要求的材料。
⒉分类准确，编排有序。符合《干部档案管理工作细则》及省委组织部制定的材料归类排序一览表的分类排序要求，做到准确无误。
⒊技术加工，认真细致。对破损严重、小于规格的材料进行裱糊。对破边、破页、破洞进行补贴。对过窄或未空出装订线的材料进行加边。同时裁边不能裁掉字符，折叠应保持整个案卷平整。
⒋目录清楚，登记无误。按目录表格所列的项目逐栏登记，登记与材料的内容、形成时间、页数相一致。目录书写工整，无错别字，不使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写。对无标题材料根据内容概括确切标题，形成时间采用材料落款标明的最后时间。每类目录应留有适当空格供日后补充材料使用。
⒌装订实用，全卷整齐。成册的档案，封面名字与材料相一致，工资、职务变动表登记完整放在卷首，目录表次之，材料按目录排列接后。材料以装订线左边和下边两条边为齐。不得压字和损伤材料内容。全卷无颠倒、掉页、卷角、折皱及金属物。
⒍清出材料，处理妥当。对经过认真鉴别清出归入文书档案、转交有关部门、退还本人、销毁等情况的材料应分别登记处理。
今后，将进一步建立健全有效的、规范的、程序化的管理制度，绝对保证档案安全、不断丰富档案收藏，优化档案收藏结构、提升档案现代化管理水平和档案管理专业素质，通过规范管理，使干部档案逐步达到内容完备，材料精炼，规格统一。同时，规范干部档案管理，也是构建和谐社会的一项重要内容。
新时期新形势下，做好干部档案管理工作，促进民营企业家改革，促进社会和谐，要求我们的企业干部不但要掌握现代管理技能，成为有能力、有魄力、有执行力、有影响力的领导者，更应深刻认识和把握社会、经济发展的现状及趋势，成为具有战略管理能力的领导者。特别是当前中国经济与社会正经历着转型的阵痛，风险与机遇从未如此同时深刻地影响着中国，中国企业面临着极为严峻的竞争和挑战。作为首都企业决策咨询中心的北京清华工业开发研究院，紧扣时代脉搏，面向广大企业的迫切需要推出执政能力再造高级研修班。
