吉宁博士观点
过去，在文书档案管理中，案卷发挥了重要的作用。今天，人类社会进入了信息年代，网络环境改变了传统档案信息服务赖以生存的内外环境，在数字和网络的世界里，案卷仍然具有自己的价值。
一、计算机的应用赋予了案卷新的使命。
案卷是保持文件之间历史联系的重要手段。文件之间具有内在的历史联系，它使文件能够准确地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言，这种联系与生俱来、明确而固定。但对机关行政文件而言，情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、容易被破坏的，而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门，而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个原因，案卷作为文件组合体的价值才弥足珍贵。
1.保持电子文件之间的历史联系。
依托电子政务系统，做好电子文档的归档、管理工作。电子文档无论在产生途径上，还是在归档管理的方法上与纸质档案都有明显区别。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术，通过赋予并读取物理标识，使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体——电子案卷。只要不人为改变物理标识，它们之间的关系就不会改变。因此，能确保电子文件之间的联系稳定而持久。
2.进行同一记录两种版本的统一管理。
电子签名问题的解决，使电子文件具有了完整的档案价值。但纸质文件仍然具有法律的权威性，无可替代。同时，纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此，同一文件两种版本的情况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特殊关系。当没有电子文件时，电子案卷是纸质案卷的案卷目录及其卷内文件目录；当有电子文件时，就成为电子案卷中相应文件目录的内容，并由计算机进行有关情况的着录和统计。这样，电子版与纸质版文件具有完全相同的归属关系，并作为同一个文件进行文书档案管理并发挥各自的优势：前者通过计算机和网络系统辅助完成立卷工作并提供日常利用；后者入库保存，以备查考。
3.实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。
科学技术的发展，使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能，但同样具有内在的历史联系。因此，不仅需要进行记录方式和载体的物理整顿，而且需要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷，赋予它们相同的案卷标识，构成一个文件的整体；然后赋予它们各自不同的载体标识，作为分类文书档案管理依据。案卷作为一个枢纽，把两者紧密而有序地联接在一起。如果条件具备，电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。
二、案卷是开发利用档案信息资源的重要基础。
文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。
1.保护电子文件的利用价值。
档案是人类社会发展的真实记录，是一种原生的独有的不可替代的信息资源，一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现，只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。电子文件能否正确归档，电子档案能否科学保管和有效利用，是检验电子政务成败的重要标准之一。通过加强档案信息化建设，做好电子文件的归档、保管和利用工作，不仅是电子政务需要，也是当前信息资源建设、丰富档案信息资源库的重要方面。
2.电子文件开辟了一条档案信息利用的新途径。
档案信息库建设就是对现有档案信息资源进行整合，是档案信息化基础和核心。档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。
同时，在电子文件可以直接检索的情况下，电子案卷不仅不会有所妨碍，而且还可以通过文件进入案卷，了解相关的情况和事件的原委，实现案卷与卷内文件之间的双向互访，开辟了一条档案信息利用的新途径。
三、改革立卷方法，适应文书档案管理信息化发展的需要。
加大文书档案管理投入，建立先进的网络信息系统，实现文书档案管理标准化。案卷虽然重要，但传统的立卷方法繁琐复杂，改革势在必行。立卷是文书档案管理的基础，影响各环节工作的开展和档案价值的保护，举足轻重。研究文件在不同生命周期的特点和管理规律，制订出既简便易行，又能保持文件之间的历史联系；既适应多媒体发展的需要，又能发挥计算机优势的文书立卷新方法。以下工作不可忽略。
1.要明确案卷概念和明确组卷规则。
过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。
2.运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷。
无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化的文书档案管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提升立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等着录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与文书档案管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提升。
