吉宁博士观点
伴随着信息技术日新月异的发展，而由此形成的大量电子文件也就成为农机档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为档案工作管理的重要环节。因此，全方位做好农机的电子档案管理工作是极为重要的。
一、电子档案的定义及内涵
国际档案界认识到计算机对档案的影响可以追溯到40多年前。其专门术语的发展经历了机读文件、机读档案、电子文件等几个阶段，最近几年出现“归档电子文件”、“电子档案”的提法。2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”由此可见，电子档案是指人们在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、以代码形式记录于计算机盘片、磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
二、农机电子档案管理的必要性
1、有利于建立和完善农机档案内容
近年来，随着农业机械化的迅速发展，农机新机具、新技术广泛应用，农机服务领域不断拓展，农机结构不断优化，高性能、大中型农机具所占比重不断提升。而由此产生的各类农机档案资料的数量越来越多，范围也越来越广，这就要求我们农机档案部门必须改变传统的服务方式，做到将农机档案建档与“三农”工作同步进行。因此，我们档案工作者要立足于“科教兴农”，加快农机电子档案管理工作的开展，丰富农机档案信息内容，积极搜集、整理、保管和利用好农机档案。
2、有利于健全农机服务机制
通过利用计算机网络技术，给农机档案信息资源提供最佳的技术手段和实现途径，将采集、加工整理的农机档案信息通过各级农机信息网络系统及时有效地进行传播，向农民推广先进的农业机械化技术和科学观念，发挥农机档案真正的社会效益。并通过网络将那些先富裕起来的一部分农机专业户的成功经验进行及时有效的宣传，这样既为农民致富提供智力支持，同时也可提升农机档案服务“三农”的水平，让农机档案成为新农村建设工作的有力支撑。
3、有利于减轻档案管理人员的劳动强度
农机档案主要是对拖拉机及拖拉机驾驶员和其他农业机械建立电子台帐，实行信息化管理。原有的档案，需要档案人员手工填写每一台拖拉机的型号、产地、发动机号、车架号、出厂日期等内容。并填写每一位拖拉机驾驶员的姓名、地址、身份证号、电话号码及邮政编码等内容。如果有的拖拉机用户要求变更发动机号、车架号或发生拖拉机过户时，还需要去档案室从众多的拖拉机档案中寻找某一位拖拉机驾驶员的档案，进行重新修改。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来了管理上的困扰，工作量大且工作效率低。而建立农机电子档案后，电子档案管理达到自动化、实时化、网络化。档案数据只需一次录入就可以多次利用。碰到拖拉机变更或过户手续时，只需通过计算机变更和保存即可。数据录入后，还可以方便地打印出书面的变更或过户资料，对档案库中的信息进行统计时，对新增和转出的机械、人员及时注册和注销，保证数据详实、准确。还可将其用报表形式打印出来，在档案管理内部进行数据共享，这样可以有效地减轻档案管理人员的劳动强度。
4、有利于农机资料的检索查询
传统的检索方式，需要电子档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中去查找，既费时又费力。而对农机电子档案管理信息化后，档案管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。利用计算机检索档案，将极大地提升档案的查找速度，有效提升查全率，节约利用者查阅档案的时间，提升服务质量。特别是对拖拉机及驾驶员档案进行电子入册后，对每一位农机驾驶员和每一台拖拉机的照片用扫描仪进行扫描后，碰到农机逃逸事故时，便于警察通过计算机辨认，这样既减轻了档案管理人员的工作负担又有利于迅速破案。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。
三、农机电子档案管理中应注意的问题
1、保证电子档案的原始性、真实性、完整性，提升农机电子档案的可靠性
无论农机电子档案的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须加强电子文件的归档管理。对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作采用技术方法，使产生后的电子档案能够准确地表现为其原来生成、发送或者接收的内容，保护电子文件的原始信息。并根据电子档案管理的要求，对各种不同类型载体的农机档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对电子文件的积累、鉴定、着录、归档等工作的管理，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类档案信息真实、完整、可靠。
2、确保农机电子档案文件的安全性
由于电子档案存储载体材料的自身特点，决定了电子档案容易受温度、湿度、光、空气污染、灰尘、有害生物以及磁场和机械振动等外部环境的影响。为确保农机电子档案的安全性，档案部门必须建立适合磁光介质保存的环境，保证电子档案载体的安全。对所保存的农机电子档案载体，电子档案管理人员必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。同时将数字信息文件设置为“只读状态”，因为在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改电子文件，从而达到保护其原始性和真实性的目的。另外，互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体也形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统的瘫痪。因此，档案管理人员要及时安装杀毒软件、设置防火墙，并及时对其进行升级处理，以保护网上电子档案的原始性、真实性。
3、重视和加强对档案管理人员的培养
实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人。因此，要重视和加强对电子档案管理人员的培养，针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，使他们掌握信息技术的新知识；力争培养出一批政治素质强、热爱档案事业、甘于清苦、无私奉献、具有专门知识和技能的档案人才。
电子档案是信息时代的产物，它给我们农机档案提供了一个挑战与机遇并存的契机。因此，我们档案管理人员要不断研究和探索电子档案管理和利用中存在的问题，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
