吉宁博士观点
随着经济的飞速发展和现代信息技术的广泛应用，会计档案的载体也发生了质的变化，由原来单纯的纸质载体，变为纸质载体和磁性介质载体共存的局面。因两种载体无论材质、性能还是保管、利用方式都迥然不同，所以会计档案的管理也面临新的挑战。如何既享受现代信息技术成果带来的便利，使会计档案管理、利用上一个新台阶，又保证其安全完整，成为会计档案管理急待解决的新问题。
一、针对会计工作的专业特点，会计档案宜采用会计纸质档案与电子档案并存的管理方式
档案管理强调十二字：“及时收藏（收集、整理）、妥善保管、充分利用”，会计档案亦不例外。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。其优势在于归档基础较好，基于财会人员的职业敏感，会计档案的收集相对其他类别档案来说比较及时、完整，保管资料的意识普遍较强；弱势在于电子信息技术在会计上的应用还比较薄弱，大量的资料（特别是原始凭证）仍以纸质形式存在，按传统档案的管理标准保管。虽然扫描、摄象等录入技术在会计档案管理工作中普遍应用，但许多手工制作的原始凭证因书写不规范、字迹不清晰而无法复制，而且受复制成本高、复制工作量大、视觉直观度差，不具备原始资料所具有的凭证作用等因素制约，这部分资料还是以纸质档案的形式保存为妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等不安全性，电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。目前实行会计电算化管理的单位，会计凭证、会计帐簿、会计报表及形成的其他会计资料，都储存在磁性介质上，形成会计电子档案，另外再打印一份内容完全相同的纸质文件，利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决电子文件易变动、易修改的问题，使会计纸质档案与电子档案并存。这样既兼顾了传统的视觉阅读习惯和维护原始凭证的法律效用，又能防范电子凭证的不安全性，可谓两全其美。会计档案专业性强，利用率高，电子文件和纸质文件一并保存，作为向无纸化办公形式的过渡，这也符合我们的“国情”。因此，近期会计档案的收集管理还应走“双轨”制，针对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料，可有选择地通过扫描、摄影等方式，进行数字化处理，转化成储存在磁性介质上的电子信息，充分利用磁性介质存储量大、查阅方便的特点，快速、准确定位，然后再查原始资料，能大大缩减翻阅、查找原件的时间，满足信息利用者在计算机环境下随时随地快速查阅利用这部分资料的需求，最大限度地发挥档案的服务功能。
二、做好会计档案管理工作要提升认识，树立管理和服务的理念
1．首先要领导重视，更新观念，使档案管理工作上一个新台阶
目前的状况总的来说对档案管理工作的重视程度普遍不够，往往是用到的时候强调档案管理的重要性，过后又忽略了，档案管理工作经常给别的工作让位。殊不知有些资料具有原始性和不可替代性，如果当时不及时收集整理，或保管不善，一旦遭破坏，事后是无法弥补的。同时，会计档案管理的优劣，也是衡量一个单位会计工作质量的指标之一，如果一个单位的会计档案管理不善，就不能说会计工作达标。会计档案归档基础较好也只是相对而言，距实际工作需要还有一定的差距。各级领导要始终关注档案管理工作，常抓不懈，保持一贯性和持久性，同时在人员编制和设施配备方面给予倾斜，为更好地开展档案管理提供条件。
2．运用现代化手段管理会计档案，既要保管好档案又要搞好利用服务
档案管理人员要充分认识到档案管理和档案服务是档案工作紧密相联的两个方面，档案管理是基础和前提，档案服务是实现档案管理的目标，管不好档案就谈不上服务。要建立适应信息时代要求的职业道德，树立服务观念、爱岗敬业观念、保障档案信息安全观念、尊重知识产权和保守商业秘密的观念。认真执行《档案法》《档案法实施办法》《会计法》《保密法》及其他相关政策法规，接受上级档案部门和财务处的双层领导，高质量完成会计档案管理工作。
三、加强会计电子档案管理的具体措施
1．实现会计电子档案管理制度化和规范化
在传统会计档案管理的基础上，建立健全电子档案管理制度，保证从电子文件形成、使用、维护、收集整理、归档，到保管、开发利用、鉴定等各个环节都有完善的管理制度并严格执行。
（1）建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。各岗位之间职责分明，相互间有一定的制约、监督作用，采取不相容职责相分离的措施。
（2）采用多种技术，通过权限设置、加密、防写处理等措施，防止随意进行数据恢复和拷贝，确保电子档案的安全。
（3）会计电子档案备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。管理人员应对会计电子档案进行双备份或多备份，并分地点保管。
（4）定期对归档电子文件进行检测（包括外观检测和逻辑检测），是保障其数据安全的重要措施，以便发现问题及时补救，做好数据维护工作。
（5）归集整理会计电子档案要注意同时收集技术文档，保证用户对会计电子档案系统进行操作利用。
（6）采用全过程实时记录系统，对电子档案进行跟踪记录，对所有进入系统的人员都有所监督。系统的日志文件至关重要，它以文本的形式记录下财务系统操作人员和操作时间，对保护会计电子档案有重要价值，应加强管理。
2．加强岗位培训，提升管理人员的综合素质
无论多么好的制度、多么先进的技术设备，都要靠人来执行和操作，档案管理工作的好坏，其工作人员的素质、能力发挥着巨大的作用。
会计档案收集、整理、归档、保管等大量的后续工作，全靠档案员的主动性和强烈的责任心，要做到心中有数，该收集什么、怎样收集、先收集什么，要分清档次，做到快速、准确、完整。既要任劳任怨积极主动，又不能墨守成规。
会计档案管理人员的素质要求较高，应是业务多面手，是集多种技能于一身的复合型人才，既要熟悉掌握一般档案管理的理论及技能，又要精通财务专业知识，还要具备一定的计算机信息处理技术。一名优秀的档案工作人员，应该“知识结构合理、技术精湛、经验丰富、道德品质高尚、敬业爱岗”，要有强烈的求知欲望和创新精神。因此要加强业务技能培训和职业道德教育，提升认识转变观念，不断更新知识结构，提升业务水平，造就一批德、才兼备的高素质档案管理人才。
会计电子档案是伴随着信息技术的发展和应用而产生的，信息技术发展很快，信息化程度越来越高，采用程序化控制要求也越来越多，电子文件归档与管理中新的问题将不断出现，必须认真研究新情况，不断学习接受新事物，采用先进的会计档案管理方法和技术成果，解决电子档案保真、保密、保存等问题。只有在实践中摸索逐渐积累经验，才能使会计电子档案得到科学保管和有效利用。
新时期新形势下，落实科学发展观，促进民营企业家改革，促进社会和谐，要求我们的企业干部不但要掌握现代管理技能，成为有能力、有魄力、有执行力、有影响力的领导者，更应深刻认识和把握社会、经济发展的现状及趋势，成为具有战略管理能力的领导者。特别是当前中国经济与社会正经历着转型的阵痛，风险与机遇从未如此同时深刻地影响着中国，中国企业面临着极为严峻的竞争和挑战。作为首都企业决策咨询中心的北京清华工业开发研究院，紧扣时代脉搏，面向广大企业的迫切需要推出执政能力再造高级研修班。
