吉宁博士观点
学生档案是高校档案和学生管理中重要组成部分之一，它从德、智、体、美、能各个方面全面记录了学生在校四年的成长过程；记载了学生家庭、政治、经济情况。随着社会的发展，学生档案发挥着越来越大的中介作用。它对于高校管理学生、指导就业、选拔人才具有重要作用；同时，对于调动学生积极性，培养学生竞争意识，激励学生奋发向上，用优异成绩书写人生辉煌的历史具有长远的现实意义。然而，我们更应清醒认识到当前学生档案管理中存在着许多亟待解决的问题。如学生档案管理制度不健全，缺乏专业管理等。现在本人就学生档案管理工作谈谈自己的认识和体会。
一、高校学生档案的价值作用
1.学生档案对全面了解学生个人历史有着十分重要的作用。
学生档案是学生时期的一个重要记录，就一个学生来说，不论他日后的发展如何，他在这一阶段所表现出来的感情、理念、品行、操守与他的一生都紧密相连，对他以后的发展都将产生重要的影响。因此，如果要考察一个学生在某个历史阶段中的真实情况，则他的个人档案就是十分珍贵的材料，它可以帮助我们全面了解学生的个人历史情况。
2.学生档案对加强思政工作、学生管理工作具有重要作用
学生档案管理不但有利于大学生自觉提升综合素质，而且也是教育者加强思政工作、学生管理工作的一条重要途径。因为通过学生档案可以了解学生的历史状况，这对我们加强思政和学生管理工作提供了极大的帮助。同时，运用学生档案还能够教育和激励学生自觉地提升自我教育能力，变被动接受教育为主动接受教育，培养正确的世界观、人生观和价值观。
3.学生档案对教学评估工作的重要作用
考察评估一所高校在贯彻党的教育方针全面实施素质教育培养新型的复合型人才等方面的质量如何，在诸多的测试项目中，认真查看、仔细分析和深入研究学生档案无疑是一个相当可靠的佐证。完整规范有序的学生档案，不仅能生动地记录该所高校教育教学发展的每一段历史进程。而且能相应地反映出其办学质量和管理水平的优劣。现在我校正在积极准备迎接2007年的本科教学评估，因此，做好学生档案工作对我们的迎评工作具有十分重要的意义。
4.学生档案在学生就业中发挥着重要作用
充分利用学生档案。能够为用人单位提供可信度很强的指导依据，根据档案材料，用人单位可确定对被考察学生的留用与否。以及决定其具体的工作岗位。这对深化用人制度改革将起到很好的指导和促进作用。举一个简单的例子：某个学生在走向社会后因疏忽而丢失了毕业证书，为急于求得用人单位的学历认可，此时唯一的补救方法就是查阅其有关档案。这样，也可以有效防止当今社会上不法之徒假造学历证书的恶行，发挥打假的作用。
二．高校学生档案工作存在的主要问题
1.学生档案管理制度亟待完善
多年来，高校学生档案缺乏必要的管理制度。虽然国家对高校学生管理下达了不少文件。如《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等对学生的学籍、入学注册转学、退学、成绩考核、毕业、奖惩等都作了比较明确的规定。但其中并没有涉及高校学生档案的具体管理。更没有一项专门的规定。高校学生档案工作制度不完善的状况亟待改变。
2.学生档案管理无序，专业人员缺乏
高校学生处负责高校学生就业和日常管理等工作。学生档案应该由学校的学生处设置专业岗位、选派专业人员来管理。但目前多数高校学生档案管理体制的状况是各搞一套、有的学生档案放在综合档案室、有的放在人事处、有的放在各个教学单位。这样混乱管理的结果是学生档案无专人负责，成为隶属于各档案机构的附属品。尽管有的高校设置了专门的学生档案室，却没有选派专门的档案管理人员。
3.档案材料教条化，不全面
多数高校学生档案管理没有明确的学生档案材料的归档范围与要求，使得能够充分反映学生综合素质的各种材料得不到及时归档。不利于高校对学生全面考察了解，如毕业生登记表中对学生在校几年表现的鉴定，已是众所周知的，雷同的、空洞的、程式化的语言。基本反映不出一个在校大学生的实际情况与个性特征。
4..档案材料质量差，不规范
学生档案材料存在许多漏洞和缺陷，如归档材料纸张大小不一，质量差，更有甚者。成绩单上有严重涂改的痕迹，入党材料缺少个人的入党申请书，转正后缺少个人入党转正申请报告等等。这些学生档案材料到录用单位后，给干部人事档案质量带来一定的影响，也给录用部门考察任用毕业生带来种种疑虑。
5.档案管理模式，技术陈旧落后
目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件。学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中，给档案信息的开发利用带来很大的困难，学生档案管理体制、管理模式上存在的问题，必然产生了学生档案的管理落后于形势发展的这种状况，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。
三、学生档案材料管理具体作法
1.档案材料的收集和鉴别收集
学生档案材料，充实学生档案内容，是学生档案管理工作的重要内容。档案材料的收集要制度化，可以一学期或一学年为单位由各有关部门定期向学校档案室移交学生档案材料，档案室也应建立必要的索要制度，定期或不定期地索要应归档的学生档案材料。同时，档案室要对收集回来的学生档案材料进行核对检查，对不符合归档要求的材料，则应退回原单位处理，对正式归档的材料则要填写收文登记表和移交清单。为保证归档材料的准确规范，档案室必须对档案材料进行鉴别。按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查，甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入本人档案。鉴别是系统整理档案材料的基础和前提，也是保证学生档案材料完整、精练、真实的重要手段。鉴别工作应当遵循“取之有据，舍之有理”的原则，使归档材料达到事实准确、头尾清楚、手续完备的要求。
鉴别的程序一般应包括以下几个步骤：1）判断材料是否属于学生档案；2）判断是否是本人的档案材料；3）判断材料是否完整；4）判断材料是否真实准确；5）材料是否重复。
2.档案材料的分类和排列
学生档案是以个人为单位立卷的，它的分类是根据学生档案所反映的内容和特征，通过分门别类、系统组织来进行的。这就需要对学生档案材料进行恰当的分类，使之条理化。日常学生档案所包含的内容通常分为：1）主要记载学生个人学习经历等基本情况的表格材料；2）学籍材料；3）政治历史情况审查材料；4）党团材料；5）奖惩材料；6）其他可供组织参考。
3.有保存价值的材料
要根据档案的名称和内容，将它们归入所属类别。从个体来说，每份材料应有固定的位置；从整体来说，每一类别内的材料应脉络分明，方便利用。学生档案应按材料形成的时间顺序排列，这样不但能适应学生档案材料不断增加的需求，便于及时补充新的档案材料，而且又不破坏原有的排列顺序，便于今后查阅和使用。
4.学生档案材料的查借阅和转递
学生档案属于人事档案的一种，具有一定的保密性。因此，高校档案室应对学生档案材料的查阅范围和程序制定严格的规章。一般情况下，因工作需要查阅学生档案，必须持有手续完备的有关部门的查档介绍信，写明查阅内容、目的，方可查阅。个人查阅必须有一定的审批手续。查阅学生档案必须严格履行登记手续，查阅者要填写查阅登记表。学生档案不得外借，如有特殊情况确需借出使用时，需由单位领导批准，方可借出。借出使用的单位，对学生档案要妥善保管，严格保密，不准将档案与学生本人见面，不得转借。使用档案时要注意保护，不得抽换、圈画、涂改，使用完毕后及时归还。学生档案的转递是指档案材料的转入和转出。高校学生档案转入来源比较单一，一般均由高考录取入校。转入时要查对入学材料是否吻合一致，完整齐全，核对无误后按照“一人一袋”的原则装入档案袋立卷，并填写收文登记表。学生毕业离校时要“档随人走”，转出时一定要有转出凭证，并在转出材料登记中注明转出时间、材料名称、数量、去向和发文号。
四、改善高校学生档案管理工作的对策和措施
1.大力学习宣传档案重要性，增强广大师生的档案意识
学生档案管理工作是关系到为社会主义经济建设的各条战线输送高级人才的大事，是关系到客观公正反映一个学生的实际情况，使他们能够顺利毕业和就业的大事。因此，提升对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作，就必须在高校有关部门及广大师生员工中大力宣传学生档案以及档案工作的重要性，增强师生的档案意识。宣传归档材料的各种要求及规范归档材料的重要性。只有这样，才能形成人人都关心高校学生档案工作的良好局面，才能充分发动各院系，有关人员的积极配合，对学生档案材料进行严格把关，认真、仔细、全面地收集、整理，并自觉、主动、及时送交学生档案管理人员，对一些不合格的资料及时退回，符合要求后再予以归档。只有使档案管理工作规范化、科学化、制度化，才能为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时和完整。
同时，从抓思想教育入手，提升大学生对自身档案重要性的认识。使他们能够准确、完整、规范地填写个人档案。作为高校学生档案的经理人，还要根据高校学生档案材料形成的规律。从材料形成的源头上抓起，切实保证档案管理工作各环节的科学，有序的进行。从而达到提升学生档案管理工作质量的目的。
2.扩大归档范围，充实档案内容
健全学生档案信息资料，在全面推进素质教育的新形势下，高校学生档案材料范围守旧、教条、不全面，不仅不适应素质教育的要求，也不适应用人单位选拔人才的需要，现有学生档案材料包括高中材料：高考材料、登记表、政审表、体检表、成绩单，大学期间的材料：入学登记表、奖惩材料、党团组织材料、毕业生鉴定表等。这些材料在为用人单位使用时显得较单薄，不能使用人单位满意，不能全面反映素质教育成果，不能突出大学教育的特色，也不能突出大学生本人的特点和反映大学生全面发展的状况。这就需要我们在原有归档材料的基础上进行调整改进，并扩充学生档案内容。如学生在学校期间所考取各类水平测试及职业资格证书，社会实践活动材料等。以利于用人单位真正挑选优秀人才，满足用人单位需求，这样才能使学生在激烈的就业竞争中根据自身的实力顺利走上工作岗位，使学生档案的信息服务达到理想的程度，取得更好的效益。
3.采取现代化的手段管理学生档案
随着我国招生规模的扩大和毕业生就业制度的改革，毕业生通过人才市场就业的人数日益增多，要使我们的学生档案在学生就业竞争中发挥出应有的作用，就不能沿袭过去的方法，而是要彻底改变目前学生档案管理严重滞后，利用率太低和发挥作用太小的局面，一定要实现学生档案的数字化管理，运用现代化的手段管理学生档案，采用现代化的手段管理学生档案，可以当学生在校期间，根据他们的特点，把每个学生可以规范化的档案材料录入到计算机中，在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，及时对录入的信息进行维护与更新，确保信息数据完整、真实、准确，日常工作中可运用计算机进行学生个人信息的查询、统计、服务。当用人单位来考查学生时，我们就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生个人信息资料。不仅节省了大量人力、物力，同时也提升了档案管理工作的准确性和高效性，这样不仅有利于档案的规范化和科学管理，还有利于档案信息的开发和利用。只有这样，学生档案才能在市场经济的大潮中发挥其潜在的能量和价值，更好地为社会主义建设事业服务，这也是学生档案管理工作发展的趋势。
