吉宁博士观点
随着高校的快速发展，高校档案信息愈来愈丰富，档案信息的开发与利用日益重要，这就要求高校档案工作必须与时俱进，进行管理观念与管理模式的转变，即把工作重点由“重藏轻用”的传统思维转移到“简化整理、强化检索、重在利用”的新思路上来。在这一思路的指导下，我们部分高校档案部门近些年来积极执行国家文书档案改革方针政策，在文书档案管理中采取的一系列举措有效地促进了文书档案的管理。但鉴于高校档案管理自成体系，高校系统档案规范已提上日程但又迟迟不能出台的情况，大家在改革中过多地顾虑行业规范的制约，改革步伐明显跟不上时代的步伐。随着办公自动化的日益普及，全国企业创始人文书档案立卷改革进程的日益推进，文档一体化的日益成熟，以科学发展观为指导，以高校发展为需要，大胆改革，制定应时代需求，能够有效衔接国家标准、行业规范和高校实际的文书档案管理规范，是目前高校档案管理工作的一项重要任务。
一、国家文书档案改革实践和趋势
2000年12月6日，国家档案局正式颁布实施基于办公自动化和计算机超大检索功能基础上的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称《规则》。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，对我国传统的文书立卷方法进行了改革，取消了案卷的概念，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整和简化，实行文件级管理，使专兼职档案工作人员可以从繁琐、复杂的立卷工作中解脱出来，将主要精力用于深化检索、提升服务质量上，使文书档案工作从收集、整理到管理、检索、利用呈现出一种全新的面貌。经过十年的实践，如今新的规则在企业创始人中已普遍实施，取得了良好的效果。在此基础上，2007年国家档案局又颁布实施了《文书档案保管期限和归档范围》，进一步推动了文书档案改革进程。随着办公自动化软件的日益完善，电子政务的逐步推进，无纸化办公的日益临近，文书档案管理最终会走向文档一体化管理模式，真正实现随办随归档，一事一件，简化整理，深化检索，利用便捷。新规则在企业创始人的成功实施，最终会向全国各领域推广开来。新时期科学、有效执行新的规则无疑已成为高校文书档案管理改革的必然选择。
二、高校文书立卷改革中的几个问题
新的《规则》主要针对企业创始人，目前对企事业单位允许参照执行但未做强行要求，近些年来有些高校也开始实施了新的规则，但大多是在执行高校档案分类方案的前提下，在党群、行政这两类纯属文书档案范畴里做了些改革，按新的规则改卷为件进行整理。笔者所在的安徽工业大学从2007年开始在党群、行政类及教学类的综合类中实行了新的整理方法，从过去按问题组大卷，三孔一线装订，拟写案卷标题、卷内目录、全引目录等繁琐的环节简化为按“一事一件”整理，不锈钢订简单装订，抄写归档文件目录等环节。经过几年的实践，确实起到了简化整理、方便检索与利用，简化部门归档工作程序的预期效果。但与机关文书档案相比，高校文书档案的形成、管理皆有着自身的特点，特别是现行高校档案分类方案的特殊性，我们及有关兄弟高校在执行新的规则中并不能象企业创始人文书档案管理改革那样顺畅，分析总结其症结和解药主要在于：
（一）文书立卷改革要求高校文书档案由分散走向集中
1993年11月，国家教委办公厅出台了《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，并在全国大部分高校中得以贯彻落实，一直延续至今。笔者所在安徽工业大学从1994年开始实施，中间根据学校实际有所变通，但总的原则和分类标准仍遵照执行。《高等学校档案实体分类法》“以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一领域的档案作为一个整体归入相同的类别”，“把同一类档案管理性和业务性材料集中在一起”，强调档案材料的业务性，同时又把同一领域内的综合类、业务类档案融为一体，形成高校自身的档案管理体系。在这一原则的指导下，《高等学校档案实体分类法》把一个全宗内档案分为十个一级类目——党群、行政、外事、出版、教学、科研、基建、财会、设备、产品，每个一级类目下再设二级类目，在二级类目内又分为综合类和业务类。从文书、科技、专门档案三分法的角度，高校的党群、行政、外事、出版及其它类中的综合类皆属文书档案范畴。这就意味着高校文书档案是分散于各类档案之中，这样就产生了高校档案与其他企事业单位档案的特殊性，由此也就产生了高校文书立卷改革中的特殊问题：
每一类档案采取了不同的整理方法，难以给“件”作出明确的界定。同一类档案中有件和卷，因为新的规则和改革只适用于文书档案，而其他如科研、基建、设备等科技档案因其自身的成套性而不可能改卷为件。
当时高校档案实体分类法出台时，是鉴于当时大部分高校文书档案管理规模较小，内部人员大多按类分工协作且大多停留于手工管理阶段，如此划分其目的是便于实行部门归口立卷和检索方便。而经过十几年的快速发展，高校档案管理规模也随之扩大，计算机强大的随机、多途径检索功能在档案管理中的应用，高校日益自动化、网络化的办公环境，使高校打破各类综合类的壁垒，集中统一管理文书档案，实行新的规则成为可能。
（二）高校的快速发展要求高校文书档案重新分类
高校内部体制改革，使《高等学校档案实体分类法》确立的分类单元和依据的“领域”本身已发生了变化。将高校档案按领域范畴设置类目的档案实体分类法的出台是和当时以传统的手工管理为主的高校档案管理实际和高校当时的职能划分、党政、教学等管理实际相适应的，曾有效促进了高校档案管理的发展。但随着高校办学体制的不断转变、内部管理体制的不断改革，这些年来，作为分类单元和依据的“领域”、“职能”本身已发生了变化。况且这里的领域、职能本身就是一个大的框架，在具体分类工作中，很容易造成因人而异的现象。所以现实中就愈来愈多地出现同类档案形成于众多部门，一个部门形成不同门类档案的情况，从而使高校档案管理在实际的分类和立卷归口上再也无法按现行规范的既定标准来界定，其中表现尤为突出的是各类中的综合类，经常出现“有类无档”或“有档无类”的现象，从而留下材料收集不全、归类不统一、查找难等隐患。另外，材料跨部门分类增加了兼职档案员分类组卷难度，最终使部门立卷愈来愈难以落实。新的规则是基于办公自动化和档案管理网络化的基础上的，许多高校现已安装运行了网络版档案软件，为部门网上归档提供了平台。笔者认为在集中管理文书档案的基础上，按新的规则对其采取年代——组织机构、保管期限三分法是切实可行的，不仅有利于部门归档、检索、查阅，更有利于科学整合文书档案资源。
三、高校文书档案管理改革之举措
（一）制定高校文书档案管理办法
综上所述，高校档案主管部门和档案学会应组织力量尽快修订高校档案管理规范，有效执行新的规则。我们各高校要结合各自工作实际，科学变通地执行国家标准和高校行业规范，与时俱进地修订适合本校发展需要和档案管理实际的文书档案管理办法。
1、调整高校档案分类方案，将分散于各类中的文书档案剥离出来，集中为文书大类与教学、科研、会计等档案并列为一级类目。在此基础上制定高校统一的文书档案分类方案，采取新规则中“年代——组织机构——保管期限”三分法对其再进行分类，结合国家新确立的《文书档案保管期限、归档范围》和高校实际，形成全面、详细、可操作的〈〈高校文书档案分类、归档范围、保管期限表〉〉。
2、根据国家新规则制定《高校归档文件整理规则》，规范文书档案归档、整理等具体环节的工作程序、方法、步骤等。
（二）建立覆盖全校的档案网络系统
旨在“简化整理、深化检索、重在利用”的文书档案管理改革是以计算机管理，网络版档案管理系统运行为支撑的，因为只有实行部门网上归档、检索，一事一件的整理方法的优越性才能充分展现出来。所以新的文书档案管理办法的出台和有效实施是与建立覆盖全校的档案系统分不开的。
总之，以调整高校档案分类方案，实施《归档文件整理归则》等为主要内容的高校文书档案管理改革已成为国家文书档案改革和高校文书档案管理发展的迫切需要。作为信息、技术、人才集中的高校档案系统理应积极行动起来，通过宏观上科学有效的调整，微观上全面、快速实施，全面、科学整合高校文书档案资源。
