吉宁博士观点
设备档案管理是各项管理中的一个重要组成部分，设备档案管理是设备管理的基础，其管理水平的好坏，直接影响到办公效率，所以加强设备档案管理极其重要。设备档案管理作为综合档案管理的一个重要部分，应重点加强环节管理，使设备档案在工作中起到了较好的作用。
一、设备建档的必要性
设备在各自运行过程中产生的文字、卡片、参数等具有参考和保存价值的各种载体材料，称为设备档案。设备的正常运转是保证事业的稳定发展，保障科研、开发等工作顺利实施的重要手段和保证。部分部门还拥有与其功能业务相适应的各种专业设备。如何管好用好这些设备，提升设备的有效使用率，减少设备突发故障和开机率低的状况，提升设备的使用寿命呢？这就必须建立较为全面的设备科技档案，并辅之以科学有效的管理。设备档案的建立是为了在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用，更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备以缩短停机时间，减少修理费用，减少事故隐患的发生率等。管好用好设备档案，使其充分发挥其在各自“岗位”工作中的作用，主动、及时、准确地为每一位员工服务。
二、设备档案管理的基本内容
⑴建立完善管理网络
强化各级管理人员依法治档的意识，使之自觉接受法规的约束和监督。定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善设备档案管理制度。同时明确各部门工作管理目标和各自的岗位职责，并将设备档案管理工作作为管理责任制的一部分。对一些重要设备(如中央空调)，明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录，每次使用后，要将使用情况认真做好记录，每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后存档，使其形成一个有效的管理网络。
⑵确定设备档案的归档范围
根据设备档案的管理要求，结合实际情况，明确设备档案管理的归档内容。归档内容由二个部分组成：设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。设备申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证表(记录)、购销合同、协议书、发票复印件(原件保存在财务档案中)、安装调试及验收报告、设备操作规程、全套随机技术资料等。特大型的设备还应包括招标的有关材料等。设备运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录，每年的使用率与完好率统计等。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备科人员做好档案的收集整理工作，使之配合设备档案管理部门，做好资料的归档工作。
⑶广泛收集设备档案
每一种设备从申购到报废都经过购置、安装、调拨、报废四个阶段，设备档案管理工作应随着设备的变化而进行跟踪收集相关资料，认真把关。一是在设备验收时，档案管理人员要参与部门设备的验收，将有关资料收集整理好。二是在设备的安装和调试阶段随时收集资料，如操作人员需参考操作手册，再进行借阅。三是了解各部门、各阶段设备文件的形成规律，根据各自的归档范围，有目的进行收集。四是将收集来的资料逐一进行分类整理，尽量将资料收齐，以便于日后的使用，如进行根据设备维修记录进行效益分析等。
设备档案的有效利用是档案管理工作发展和提升质量的基础，对固定资产的设备管理具有深远意义。设备档案管理人员以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，收集和捕捉有用信息，充分发挥档案的作用，以此来促进有关工作的进行，使各种设备的效能得到充分发挥，投资得到良好的回报，促进各项建设的发展。
