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企业培训师观点:针对我国人事档案管理所有权问题的探讨

吉宁博士 2015年12月10日 企业培训师观点

在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中,人才的流动已经成为一种客观的事实,但是传统的人事档案管理和目前的一些市场化做法,并没有真正适应时代潮流发展的需要,为此出现了许多问题需要我们深入思考和解决。本文主要就以人事档案管理所有权问题的解决对策,谈谈初步看法,希望广大同仁批评指正。

  谈到人事档案的所有权问题,目前确实存在许多模糊性的、甚至是错误的认识。正是因为这些模糊性和错误认识的存在,才使得我国所采取的一些所谓的改革措施产生了不良的后果。

  就总体而言,我国档案的所有权形式主要有三种,即国家所有、集体(单位)所有和个人所有。人事档案管理的所有权如何归属呢?在许多人看来人事档案管理的所有权是归个人所有的。其实,这是一种非常错误的认识。人事档案是组织、人事部门或人力资源管理部门在人事管理活动中形成的,记录和反映人员社会经历及其德才能绩等方面数据和信息的,以个人为单位集中起来的,具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。根据我国的有关法律法规的规定,以往形成的人事档案(包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等)都应属于国家所有。既然如此,人事档案的管理就没有什么理由向其相对人收取管理费,而应按照档案法及有关政策规定,把人事档案管理所需的费用列入企业部门的国民经济与社会发展规划中,由企业提供财政方面的支持。

  根据上述分析,目前我国实行的社会流动人员的人事档案管理的一些做法是缺乏必要的法律依据的。因为如果认为哪一种类型的档案主要是对其相对人有用,就要向相对人收取管理费用,那么诸如专利档案、诉讼档案、个人信用档案、房产档案、书稿档案等多种档案的管理,就都理所当然地要向其相对人收取管理费用了!另外,由企业及党的组织部门管理的“干部档案”是否也应向相对人收费呢?所以,企业建立的人才流动服务中心向人事档案的相对人收取管理费用的做法是没有道理的。而且,由于这种收费现象的存在,造成了许多人“弃档”,使流动人员的人事档案管理陷入尴尬的境地。2005年出版的《中国人才报告》中也明确提出了这一问题的严重性。该报告认为,由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门,档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门,特别是由于档案收费管理为企业所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益,致使目前人事档案管理制度改革举步维艰,大大落后于干部人事制度改革的整体进程。因此,如果不改变目前的这种所谓“创新性的‘以档养档’”的错误做法,我们的人事制度的变革就会受到严重影响,甚至会拖我国人事制度改革的后腿。那么应当如何解决这一问题呢?

  首先,我们的政策制定部门应当明确思想认识,正确界定人事档案的所有权,并从落实国家的人才战略高度,从维护国家的整体利益出发,将人事档案管理的费用列入有关的企业财政支出计划之中。

  其次,企业部门设立的人才流动服务中心所管理的人事档案,是国家档案财富的重要组成部门,是国家管理人才资源的重要信息手段。所以,企业应当实行无偿性的管理服务。

  再次,进入市场经济社会后,企业的费用支出都是纳税人的钱,既然如此,企业管理人事档案实际上是一种社会公务活动,完全没有理由再向纳税人伸手要钱。所以,目前的收费政策实际上是一种不正当的收费行为,应

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真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。