项目管理的好坏决定了一个项目是否能够顺利进行的基础。
每一个项目都有其固有的特殊性,所以在每一个具体的项目中,项目关系人对项目结果和项目实施过程的期望会有所不同或各有侧重。所以,面对具体的项目,项目管理中负责的项目经理首先要主动地、系统地识别三类主要项目关系人对项目结果和项目实施过程的期望,然后对这诸多的期望进行科学管理,求同存异,达成一致。
当前,在IT客户项目管理中,项目经理不再是以项目协调员、资源计划员、进度控制员、数据统计员、资料保管员或救火队员的角色出现,项目经理肩负着公司的管理层、客户、项目团队这三类主要的项目关系人赋予的三重责任。
虽然各个项目有其独特性,但是当前大多数的IT客户项目对项目的期望有一定的普遍性,我们分别从“对项目实施过程的期望”和“对项目结果的期望”两个方面来进行讨论。
对实施过程的期望:
IT客户项目的实施不再是一个只有输入和输出的黑盒,项目实施的过程开始对项目关系人变得透明。项目关系人需要了解项目实施的过程,他们可能会根据项目状况及时调整自己对项目结果的期望;也可能根据自己对项目结果的期望,及时协助项目管理的项目经理调整项目实施的过程。项目经理同样需要在项目实施启动之前,了解三类主要项目关系人对项目实施过程的期望。
通常负责项目管理的公司的管理层对项目实施过程会有如下的期望:
公司资源被合理有效地利用,没有浪费;和其他项目的实施不产生冲突;参与项目的人员喜欢他们在项目中的工作并能尽力;能随时得知项目的实施情况和问题报告;能随时得知项目团队对项目实施的看法;能随时得知客户对项目实施和项目团队的看法;项目实施过程顺利,时间进度、预算、工作范围等关键指标按计划进行,不需要公司再为项目投入更多的人、财、物等资源;项目经理能够居安思危、未雨绸缪,防范问题的出现;出现问题,项目管理中项目经理和团队能寻找出最佳的解决方案并妥善解决问题;客户对项目实施满意、没有抱怨;项目经理能使用成熟的项目管理体系管理项目,并得到客户的认可和赏识;项目实施过程能体现本公司员工的专业水平,得到客户和业界的认可。
项目管理中项目经理所担当的三重责任
第一、项目经理要向公司的项目管理层负责。公司管理层通过发布《项目章程》等方式,授权项目经理负责项目的实施,同时对项目的实施寄予了一定的期望。这种期望可能是:赢取既定的利润、赢取期望的市场美誉、为其它项目的实施树立榜样或其它。项目经理有责任通过对项目实施的管理达到公司管理层的期望。
第二、在一个项目管理中,项目经理要向客户负责。在客户签署项目合同的时候,就对项目设置了预期的目标,这种目标可能是:实现项目所交付产品的预期功能和性能,从而提升客户自身的业务能力或效率。项目经理要通过对项目实施的有效管理,使项目实施的最终结果能满足或超出客户的期望。
第三、在项目管理中,项目经理要向项目团队成员负责。项目经理需要在项目实施过程中发挥自己的领导能力,为项目团队成员营造合适的工作环境和工作氛围,使团队成员可以高效地发挥自身的潜力,并同时通过参与项目实施进一步提升团队成员的能力。