吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:与您分享项目管理需要改进的9个方案

企业培训师观点:与您分享项目管理需要改进的9个方案

吉宁博士 2015年12月10日 企业培训师观点

项目管理在项目的实施中扮演者重要的角色,它并不是一成不变的,有时候需要根据企业的实际情况以及基准比较后所得到的信息因地制宜,进行调整,目前引起业界关注的持续改进的领域共有九个方面,下面就让我来为你一一介绍。

  1、项目管理要改进开发有效的程序文件

  程序文件可以是政策、程序、指导方针、表格和检查表,或者是这些东西的组合。好的程序文件将加快项目管理成熟过程,促进对各层次管理的支持,大大地改善项目沟通。项目管理的动态特性及其多功能的内涵,使得组织需要大量的程序文件来指导一个项目通过一系列的阶段和时期。尤其对于大公司,挑战不仅是要为每个项目活动提供管理的指导方针,而且还要提供一个连贯的程序化框架。在这个框架中,来自各部门的项目负责人能够合作和相互沟通。特别是,每个政策和程序必须保持在项目生命周期内与相关的职能部门一致。

  2、要改进项目管理方法

  项目管理方法的建立,可以大大地增加组织在项目管理方面不断成功的可能性。一个成功的项目管理方法是基于它的指导方针和表格,而不是政策方针和程序。方法必须有足够的弹性,以便于它们能很容易适应所有的项目。

  当开发和购买一个项目管理方法时,需要考虑该方法应该支持企业文化。要把方法变成一流的项目管理实践,关键是它对企业文化的适应性。

  3、项目管理要改进认识持续改进的必要性

  当企业在项目管理上走向成熟,并达到了一定程度的成功时,就获得了可持续性竞争优势。然而,企业的竞争者不会坐视这些,他们必然也在不断进步。这样,也许企业会丧失大部分的可持续性竞争优势。所以,要想保持企业的持续竞争力,就必须要认识到持续改进的必要性。持续改进可以使企业保持住它的竞争优势,不断应对新的挑战。

  4、项目管理要改进能力规划

  伴随着企业在项目管理上的优秀程度的提升,在较短的时间内,利用较少的资源而执行较多的工作,这样的好处十分明显。问题是组织能多承担多少工作?为了解决这个问题,目前大多数公司都致力于建立能力规划模型,进而分析在现有的人力、物力的条件下能承担多少新的工作量。在进行能力规划时,需要考虑的因素应该包括:人力资源、时间、设备、现金流、技术等多方面的因素。

  5、项目管理要改进能力模型

  在21世纪,企业将用能力模型来代替工作描述。项目管理中工作描述倾向于强调可交付成果及来自项目经理的期望,而能力模型侧重的是为获得这些可交付成果而需要的技能。

  美国著名的制药公司EliLilly公司的能力模型显示,项目经理应具备三大领域的能力:科学技术技能、领导才能、工艺技能。

  6、项目管理要改进管理多项目

  当组织开始在项目管理上达到成熟时,希望能够管理多项目。这可能要求公司发起一系列项目,或者是项目经理管理多个项目。以下是几种支持管理多个项目的因素。

  首先,为所有的项目都保留一个全职的项目经理也许会受到成本的限制。

  第二,现在,为了成功地完成一个项目,职能经理要分担项目经理的部分应负责任。

  第三,如果想从管理多项目中获利,企业必须为他们的项目经理提供高质量的培训。

  7、项目管理要改进项目阶段结束评审会

  以前,项目阶段结束评审会往往只是使高级管理层有机会“盖橡皮图章”,批准项目继续进行下去。项目团队用会议来就项目的状态,给高级管理层某种程度的“安慰”。项目团队只讲成绩而回避错误。实际上,项目阶段结束评审会应该更注重经营决策,而不是技术决策。

  8、项目管理要改进项目的战略性选择

  通常,公司希望完成的工作并不一定是它有能力完成的工作,主要的限制来自于关键资源的可利用性和资源的质量。公司想要做的项目很多,但由于资源的限制,他们不得不排出优先级来选择项目。一个常见的选择方法是投资组合分类矩阵法,每个潜在的项目均按照强势、弱势、机会和所具有的风险进行分析,然后根据项目的潜在利益以及为获得这些收益所需资源的质量,进行权衡分析。这种分类技术能够对项目进行合适的选择,并为组织提供一个能力规划模型,以明确该组织能承担多少工作。一般情况下,公司知道应该把最有才能的人安排到哪里。然而,模型可以为如何有效使用中等及中等以下的员工提供一个指导。除职能部门人员的质量之外,还需要确定所需项目管理技能的质量来考虑人力资源的安排。

  9、项目管理要改进横向负责

  在经济萧条或经济环境很差的时期,各公司承受着巨大的压力,因而不得不更严格地做好成本控制工作。从历史经验看,成本只在纵向的基础上进行度量。这就有一个问题,项目经理不知道为了完成指派的项目活动,职能部门需要多消耗多少时间。

  项目的成本控制一般包含三阶段的工作:

  阶段1——基于预算的规划:这是指根据相当准确的历史信息,建立一个项目的基准预算和现金流;这些历史数据库会在每个项目结束的时候更新。

  阶段2——成本/绩效决策:正是在这个阶段决定每个工作包的成本,并将实际成本与实际绩效相比较,以确定真正的项目状态。

  企业、公司的领导者,应该掌握好项目管理知识,并能根据需要对项目管理方法进行调整。

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。