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企业培训师观点:浅析企业中的组织管理环境特征及其影响

吉宁博士 2015年12月10日 企业培训师观点

  下面从六个方面对现行组织管理环境的具体特征及对组织管理的影响作简要说明。

  (一)功能职责环境:“功能完整”代替“功能拆分”,常设部门与项目部角色冲突

  在传统模式下,业务组织体系和企业组织体系重合,所以,常设部门具有“完整”的生产及生产管理功能;而组织管理模式下,“两体分离”,项目部作为常设组织体系的临时组织补充和临时功能延伸,具体承担着具体项目的大部分生产管理和生产工作,因此常设部门就不应再具有完整的生产及生产管理功能,而只是具有拆分后的部分特定功能。而当前,很多公司一方面部门的生产和生产管理功能没有恰当的调整,或虽调整,但缺乏明确、可操作的功能划分界定;一方面组织管理制度又对项目部的生产和生产管理规定了应有的功能和职责。这样,实际上就存在着严重的功能职责重叠,导致项目生产过程中的实际组织管理角色冲突,最终导致项目部的功能和职责成为虚设,被常设部门对应职能实际替代。

  (二)权力体系环境:“‘两权’合一”代替“‘两权’分离”,项目部被常设部门肢解和内化

  在传统管理模式下,资源管理和完成业务所需的完整权力均配置给部门(领导),行政管理权和业务管理权的“‘两权’合一”是其主要特征。组织管理模式下,资源动态使用是基本的业务特征,项目部作为资源使用主体不具有资源所有权(如果是人员则对应于行政管理权),而只拥有适当类型的业务管理权——计划编制、任务落实、生产组织、过程协调与监管等与业务活动相对应的一类管理权力,因此,必须在制度上做出明确的规定,将常设部门原完整的业务管理权进行分拆,特定部分业务管理权配置给项目部,使外环境具有“‘两权’分离”的特征。

  (三)人力资源使用环境:“一次性配置”代替“多次性输出”,影响资源使用效率

  在传统管理模式下,人力资源固定配置在常设部门,在部门内统筹管理和使用,因此“一次性配置”是其典型特征;而在组织管理模式下,资源要根据项目开展过程的不同阶段需要,分多次向项目部输出。由于项目的阶段性差异,项目部需要适时调整内部的岗位结构、人员类型、人员规模和任职要求,这就要求常设部门根据项目部的实际需要及时调整派遣人员的数量和类型,所以,人力资源的使用呈“多次性输出”特征。

  (四)业务计划与生产协调环境:“行政管理顺次”代替“业务管理顺次”,组织管理丧失针对性和灵活性

  在传统管理模式下,生产计划和工作任务按部门自上而下依次分解落实,在生产过程中同样是依行政条线由各级领导负责直接的业务协调,即整个过程都遵循“行政管理顺次”;而在组织管理模式下,项目部是项目计划形成的起点,并依次形成项目的各级专项计划如项目采购计划、专项采购计划等,基层业务部门根据该计划、所派遣的人员和直接承担的生产任务,形成针对该项目的部门生产计划,然后综合多个项目形成本部门整体生产计划,其上级业务部门则据此依次形成部门的生产管理计划,并最终汇总成为公司整体业务管理计划——整个过程呈“∨”字型,使得项目计划的针对性强、细节更准确、各主体的事前责任更明确。然后,当项目开展过程中出现各种程度的变化时,首先是由项目部的底层专业经理负责对组内进行业务协调,协调无效或根据变化范围需要由更高一级项目专业经理进行业务协调时,再依次到项目经理对整个项目部进行业务协调,最后若需要,公司将根据项目部的申请进行自上而下的逐级行政协调——该环节类似传统协调方式,整个过程呈“∧”字型,充分发挥了项目部的主动性,以及对各类变化的灵活响应性。由此可看出,组织管理模式下的计划和协调过程,在整体上遵循的都是“业务管理顺次”。

  实践中,很多公司因常设部门的功能职责和权力配置等方面的前提性障碍,目前行政管理顺次替代业务管理顺次的现象非常普遍,不仅例外管理和行政干预频繁,甚至到了项目部必须配备公司副总才行的地步——组织管理无法规范开展。

  (五)职能管理环境:“间接行使”代替“直接服务”,项目部职能管理能力差,公司对项目部监管失控

  传统组织管理模式下,职能管理部门对业务单位的职能服务和职能监管,都是以间接的方式进行,表现为职能部门不介入业务单位的具体生产过程,而只是通过界面管理加以行使。组织管理模式下,因临时的项目部一方面不可能如常规业务部门那样有之前形成的职能管理能力可资沿用,一方面业务管理对象又具有个性化和过程不确定性强的特点,所以必须要求职能管理部门对项目部的职能服务是“直接”的——职能部门按组织管理的要求和项目部的人力资源预算,向项目部直接派出职能管理人员。另外,直接服务不仅可以提升项目部职能管理的水平,而且可以通过派出人员对项目生产过程的深度参与,实现职能管理部门对项目生产过程和对项目部的更为有效的控制。

  (六)业绩考评环境:“体系混同”代替“体系分离”,项目部考评体系难以规范运行

  业务组织体系需要业务管理,企业组织体系需要企业常规管理。这两类管理中都需要考评。前者是基于业务管理权的考评,称业务考评;后者是基于行政管理权的考评,称组织考评。在传统组织管理模式下,因业务组织体系和企业组织体系“重合”,所以,业务考评体系和组织考评体系是重合的。而在组织管理模式下,因两类体系应是分离的,所以业务考评体系和组织考评体系也应是“分离”的。

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。