会议管理：告别文山文海与领导脱口秀 上

前言：开会是现代人群体沟通最主要的形式。核查工作时间分配的详细记录不难发觉，主管们的紧俏的资源大部分是用在人际的协调沟通上，尤以开各类会议占去了最大份额。开会必然会涉及到很多利益相关者，但不是每个利益相关者都能够很好地从会议中得到应有的价值。因此，中国人对开会，特别是目标不明、过程混淆、结论悬空的会议，常常是又害怕烦腻又无可奈何。
有效率的决策者并不多见，而轻闲的经理人更少。可以毫不夸张地说：“企业中80%的开会时间是浪费掉的”。笔者看到太多企业会议杂乱、效率低下，实在令人心痛。在相当多的企业，其会议的效率正好与开会时间成反比，即会议时间越长效率越低。应该三言两语、讲清要求或注意事项就能结束的会议，也有人能天马行空地扯上二小时。本来三分钟应该讲清楚的内容，他也可以侃上半小时。往往说者信口开河，听者心猿意马。会议效率之低，到了企业员工“听说开会就头疼”的地步。如何改变这种状况呢？我还是那句老话：加强会议管理！
不知是小时候电视看得太多，还是从前“计划经济”时留下的“遗毒”太深，现在的很多民营企业的经理人看上去几乎与“省委书记”无二，十分有“领导派头”，说话必打官腔，言必谈“开会”。诚然，“开会”是在任何一种组织中落实“管理”工作的重要形式之一，不可或缺。但如果事物仅仅停留在“会”开了没有，而不是“事儿”办了没有的程度的话，那么“会议”本身就仅仅流于了形式，成了为“开会”而“开的会”，“开会”这件事儿就会成为一种在民营企业中极为可笑的“官僚主义”的典型象征（尽管在事业机关中这样的事情司空见惯，但人家那是吃的“皇粮”，有国家养着呢，而你是民企，你的“食儿”得自个儿“挣”，千万别搞错了角色）。
当然，也许每个人都幻想着自己拥有一个“梦幻般的团队”，做事儿刷刷刷，利索得不行——遇到问题赶紧开会，会开完了弟兄们立马儿行动，齐心协力，三下五除二就把事儿漂亮地办了，根本不需要你操心——多爽！这种执行力不是盖的！问题是，你是否拥有这样的“梦之队”？恐怕绝大部分时候让你郁闷甚至痛苦的事儿是——甭管你开了多少会，基本上说的都是“重复”的话，讲的都是“重复”的事儿——意味着你的“会”开得极没效率，开了也等于白开，因为什么事儿都没解决，什么事儿都没办成。也就是说，你这就叫为了“开会”而“开的会”，或者也可以称之为典型的“官僚主义”——甭管事儿干没干成，反正“会”我开了，“事儿”我布置了（意味着我已经尽到了自己的职责），没干成是“他们”的事儿，和“我”无关。
您是否每天包裹于无数会议之中，常常分身乏术？您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机？面临这样的处境，您是否找到了破解的好方法？一个又一个无效的会议正在上演，无论是经理人还是其他团队成员，大家都在漫长而无效的会议中饱受折磨！经常会有人批评我们的“文山文海”现象，据一些学者测算，各级领导参加会议的时间占工作时间的1/5～1/3。如何减少会议、提升会议效率成为共同的呼声。无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源，而且大大降低了组织的效率，是团队执行力的敌人。经理人身为团队的经理人，他的会议管理能力直接决定着会议的成效。因此，经理人必须成为一名优秀的会议经理人。
谈到精简会议的话题，政府部门似乎最有发言权。“文山会海”早已经是个老话题，甚至有民谣曰：“管理就是收费，干部就是开会”，可见大家对政府部门会议多、领导干部整天忙开会的负面印象之深。到底政府部门会议有多少呢？可以看一则新闻报道：往年的3月份，机关干部忙“跑会”那是常有的事——各个领域前一年的总结表彰大会、新一年的工作部署大会，基本上都集中在这个月份召开，再加上各种各样的常规会议、临时会议，会议之多，不可胜数。有时，一天开四五个会，一个会开两三个小时，那也不是啥稀罕事。只是个中滋味只有自己知道罢了。可喜的是，近年来从国家到省市区各级领导干部都开始关注精简会议的话题，并且开始遵循“先梳理、后治理”的思路，采用多种方法来切实有效地精简会议。下面还是回到我们的企业话题来。
一般我们的企业所需要开的会议类型也比较多：如每周生产例会、每周客户服务例会、每月销售会议、以及董事会例行会议等常规性会议，也要举行围绕某一个工作事件、处理某几项事情的临时会议。然而，企管专家谭小芳老师却在调研和培训中看到——无论是季度营销会议还是年终的总结大会，现在越来越受到各级人员的抵制。拿他们的话讲：领导发言、优秀员工发言、颁奖、吃饭……不仅毫无新意、毫无实质意义，而且对这些在市场过惯了优哉游哉生活的营销人来说更是一种煎熬。
我想，会议管理效率低下的主要原因是：企业常常需要开会，在会议中讨论企业的发展问题，但是如果会议管理不当，会造成大量的无效会议，仅仅只沟通了思想，但却产生不了实质性作用。70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间。正确的会议目的应该是：交流信息、解决问题和作出决策，而失败会议的目的被歪曲为：开会只是例行公事；开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段；开会成为领导的脱口秀。