会议管理：告别文山文海与领导脱口秀 下

开会是我们的日常工作方式，开好会自然也是我们的日常技能。在国外的MBA课堂上，会议管理经常作为课程来教授，在企业培训中，会议管理则是必备项目。如何确定开会的必要性、如何选择议题和参与人、如何估算会议成本、如何安排发言时间、如何组织讨论、如何形成共识、如何表决、如何落实决议等，还有会务工作，都需要认真考虑。维持会议的秩序和纪律，不同意见者的声音能够被有效表达，都必须靠稳妥的方式予以规定，并在流程中有效执行，这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。会议最常见的问题包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、会议时间过长、互相重复空话套话等。开会的效率，反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。高效的会议能产生高效率与高效益，低效的会议成本高、效率低、效益差，让我们把握时机，掌握技巧，开高水平高收益率的会议。那么，有何收益呢？
了解会议的目的、种类和体系
掌握有效为会议做准备的要领
掌握会议中的沟通技巧和反馈技巧
了解会议效率不高的原因及对策
掌握会议主持人的会议管理技巧
学会提升会议效率和质量的技巧
如今，世界上各大、中、小型企业正积极地进行会议革命。我了解到，日产汽车靠着会议革命，省下了60亿日元成本，未来三年预计还可省下300亿日元！针对现代社会会议多的特点，提出会议管理的新主张，对涉及到会议的方方面面加以阐述，以提升会议效果、降低会议成本、促进会议管理效率为宗旨，会议的低效直接导致管理低效，有些企业的会议到了不得不优化的阶段了。但是如何优化呢？会议组织管理活动在所有工作环节上，必须体现出高效的要求，做好如下几个工作：
第一，会议的方式必须是优化的结果，即会议所采用的方式，必须是在能够达到会议目标的所有方式中的最佳方式。
第二，参加会议的人员必须是优化的结果。参加会议的人员，既要符合合法性，又要符合合理性，使参加会议的人员体现出最佳构成。
第三，会议议题的确定必须是优化的结果，即在每一个会议召开之前，会务工作人员要根据会议的职权，根据会议各个议题的轻重缓急和会议领导者的安排，对计划提交会议的议题，进行必要的梳理和优化。
第四，会议决策的形成也必须是优化的结果。为达到对会议决策方案的优化，这就要求会议对任何一个决策结果的最终形成，要提供多个预选方案，以便进行比较、优化和抉择。这样，会议上决策的质量才能有保证。
根据培训、会议实际运作流程中的环节及问题逐渐形成一个明细的服务手册样式，制订标准化、通用的会议工作手册或差错提示。假如每次会议完毕后，要求每人至少提炼出5个差错，10个人就可总结出50多个差错，汇集起来以后就会形成一个明细、有效、可操作的工作手册或差错指引，在以后类似的活动中，差错必然逐渐减少。整个团队能在总结的经验并在已形成文字而非口头相传的标准、流程基础上学习、修改、完善，工作品质自然提升。
从开会这件事情可以看出，无论看似多么平凡、简单的事项，都可通过标准、规范避免低水平的循环，从大家司空见惯的开会可以入手训练科学管理基本方法的运用。标准化、流程化看似古板，不一定每项规定或指引就是正确无疑的表述，但它至少使每个人更容易在此蓝本的基础上发现差错，总结修改。它不一定保证每个人做得最好，但能帮助每个人达到合格水平。每个人都能做到有序运作，看起来单个人的效率、能动性不是很高，但加起来的效果肯定强于散漫、无序运作，能将低级错误的重复减至最低限度。
企业经理人一般都喜欢开会，或者当面下命令，觉得这样沟通的互动效果更好一些。但若要认真整理分析一下所有沟通实现，就会发现很多时候不需要面对面，所以，我建议一般的沟通去用QQ、MSN等即时通讯手段，就可以解决大多数工作安排和跟进事项。我本人也试了一段时间，即使跟2米之外的同事了解一件事情，也习惯用QQ了，办公室安静多了，而且沟通内容保存，沟通的持续性也随之增强，每有精彩的讨论就会转帖给其他同事分享，公司工作效率自此高多了。总之，会议是人类走向文明的重要表现。通过谭老师的会议管理课程，力求帮助企业实现会议管理的科学化、不断提升会议的质量和效率，不仅是为了从根本上消除“会海”，更是为了使会议成为民主科学决策的工具。