吉宁博士观点
2000年8月24日，国务院印发了“关于发布的通知”（国发〔2000〕23号）。这是我们国家公文规范的最高法规文件。国务院的第二条规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这里我们可以明确知道两点：第一，公文即公务文书，是用于公务活动的法定工具；第二，公文是规范文书，是实行统一规则的处理实务。因此，学习和掌握公文处理的要领，首先必须学习和掌握公文处理（包括写作和运转）的统一规则和具体要求。
1.写文章就是写思想。文章是相对于口头语言的书面语言。文章无论何种形式（或论文、散文等），都是用书面语言表达一套或一组思想或意图的方式。书面语言相对口头语言在功能上最大的区别是，实现了可供永久的阅读。
2.写公文就是依照规范写思想。公文是特殊的文章。由于公文具有强制性的法定功效，因此，公文是受到法律规范制约的文章。同时，公文是以书面语言表达思想或意图，因此具有实物性的可见证功能。
3.公文思想和写作首先是技术，其次是境界。公文的内容是公文本身表达的思想或意图。公文的形式是用以表达思想或意图的书面语言。无论是公文表达内容的思想，还是表达思想内容的文字，都首先是一门技术，即思想和写作的基本规则要求。掌握公文思想和写作的技术首先是一种技能，而掌握公文思想和写作的境界则是一种技巧。
4.公文技术的重点是逻辑和格式。从公文思想和写作的技术层面而言，形成公文内容的思想，重点需要学习运用正确的逻辑思维方法；形成公文形式的文字，重点需要学习运用法定的规则、体例和格式。
5.公文境界的特点是到位和得体。公文思想和写作的最佳境界就是内容和形式完美统一的艺术水准。作为公文内容的思想应当充分体现科学性，即具有高度的针对性、系统性和前瞻性。作为公文形式的文字应当充分体现技巧性，即更为显著突出的逻辑通顺、层次清晰、表达准确、语言精练、版式美观。
1.公文形式。在我行公文处理的实际中，按一般功能分类的常用形式可划分为三种。
（1）通用公文。主要指红头文件，即按照规定程序和格式制定（包括经过统一电子化公文处理系统制作收发）的文件，是正式的具有法定效力（可作为行内外正式依据）的公务文书。
（2）日用公文。通常指白版文件（包括通过电子化办公系统往来收发的邮件），无需按规定程序和格式完整制定尚未具备充分法定效力（主要用于内部性事务沟通交流）的非正式公务文书。
（3）专用公文。主要是固定格式的具有法定效力的法律文书。多用于业务的合同类文本、用于内部管理的合约文本、用于外部提示类声明文本等。
（1）文件化。公文是社会组织实施控制管理等活动的信息标准化处理过程。通过按照规定程序和格式形成的公文，用于制订工作目标和部署要求，反映经营管理的进展状态，确认事务处理的申请和授权，按照确定的规则传递信息等，确保组织整体各项公务的一致性和有序性。规范的内部控制和质量管理的一项重点要求是，将组织机构的内部控制和质量管理的过程文件化，而公文就是文件化的核心部分。
（2）约束力。公文一经规定程序和格式确立，就具有法律保护的强制约束力，对公文确定适用范围的机构、人员、事务等均有强制的规定性。生效公文在没有宣布其失效的新公文生效前始终有效。国家的法规条款也会对涉及社会组织的公文具有规定相应的法律效力。
（3）影响力。公文的下行文、上行文都有规定的影响力。下行文的功能是上级管理层规定下级机构和人员应当执行或知晓的事务，下级机构和人员必须按照接到的下行文规定的时限和要求完成执行。上行文的功能可以理解为强制上级阅办，以及时履行控制管理的职责。因此，上级管理层人员对接到的上行文，可以有权不批准，但无权不阅办。
（1）管理工具。公文是现代社会组织内部实施有效控制管理的重要工具，一是强制性统一规范组织内部机构和人员的行为（如发展战略、工作部署、管理制度、业务规程、事务通知等）；二是统一作为事务处理权限依据的正式凭证（如指标计划、职务聘免、财务开支、奖惩通报、申请批复等）。同时，一个组织一般都是更大一个组织系统的单位成员（如我行是银监会监管的商业银行之一，又是证监会监管的上市公司之一，也是国家统计机关管理的统计单位之一等等），公文同样是在更大组织系统内实施有效控制管理的有效工具，同样具有规范行为和权限凭证的作用。
（2）沟通工具。公文是现代社会组织内部与外部传递信息、保持沟通的可信工具。无论一个组织和其他外部组织，还是一个更大的组织系统内部各单位成员之间，公文都体现本组织内外保持沟通、传递信息的意义。尽管相互之间不存在隶属关系，不能相互强制规范对方的行为，但通过按照规定程序和格式形成的公文传递沟通信息，体现相互关系的严肃性和可靠性。
（3）档案基础。公文是形成社会组织历史档案的主要基础。由于公文制定必须执行规定的程序和格式，具有社会组织公务活动管理工具的法定性，因此具有成为社会组织历史档案的确定性。历史靠档案反映，历史档案的核心主要是公文。今天的公文就是明天的档案。
从以上简述的公文的功能、效力和作用可以看到，各级领导作为具有决定权力和责任的管理者，公文是开展管理工作必不可少的工具、过程和规范，因此应当十分重视学习和掌握好制定和运用公文的技巧。
1.写得清。我们在经营管理中开展统一思想、明确任务、执行制度、规范行为等各项公务活动，都需要通过按照规定程序和格式制定的公文，确定工作要求和传递管理信息，确保公事公办和正确有序。这就要求公文从内容到形式，必须做到准确完整和明确无误，才能信息顺达，政令通畅，管理有效。
2.行得通。公文对于实施控制管理活动和规范机构人员行为具有强制的约束力和影响力，可以发挥推动贯彻落实工作部署和规章制度的重要作用。这就要求公文必须具有可行性，下行文应当规范、可操作，上行文必须真实、有依据，确保闭环式管理执行过程无遗漏、无断点。
3.看得懂。我们经营管理工作往往经历较长的过程，因此相关工作的公文需要较长的有效期。随着时间推移，工作要求和制度规范发生变化，也需要通过公文确定相应的调整。这就要求公文必须具有不产生歧义的连续可靠性，即不仅要确保当前明白，同时要确保将来明白，防止历史档案出现信息失真。
4.留得住。我们机构人员在经营管理中要不断发展成长，各项工作应当不断总结提高，需要发挥公文的历史档案作用，系统规范地展示我们自身的发展轨迹和进步业绩。因此，要求公文必须全面客观真实反映，不断积累管理财富，逐步形成规模效应，有利于完整体现和规律探索，促进机构和人员发扬成绩，鼓励进步，解决问题，改进工作，提升水平。
公文与其他文章最大的区别在于它是按照规定程序和格式制定的文章。因此，把握公文实务的首要问题不是研究理论，而是执行法规标准。公文实务的法规标准是公文程序和格式的统一规范。公布公文实务的法规标准本身就是公文，因此具有强制约束力，我们应当学习、掌握并认真执行。目前在实际工作中，我行公文实务依据执行的法规标准主要有：
1.国务院“关于发布的通知”（国发〔2000〕 23号）。
2.中国工商银行“关于印发的通知”（工银发〔2001〕291号）。
3.中华人民共和国国家标准GB/T97041999、GB/T158341995、GB/T158551995、GB/T181701987等。
4.本级机构依据国家法规及上级机构公文处理办法制定适用规范本级机构公文处理办法的实施细则，如中国工商银行北京市分行“ 关于印发分行（第二版）的通知”（工银京〔2003〕691号）。
无论是初学公文写作，还是不断提高公文写作水平，学习和借鉴优秀专著和名人范例是切实可行的有效途径。以下摘自开头部分，可以看作是比较经典的公文实例：
我国已进入全面建设小康社会、加快推进社会主义现代化的新的发展阶段，党面临着许多新情况新考验。随着冷战结束、经济发展和科技进步，国际环境发生重大变化，世界多极化和经济全球化曲折发展，综合国力竞争日趋激烈，各种矛盾错综复杂，各种思潮相互激荡，敌对势力加紧对我国进行渗透和破坏活动。随着改革开放的深入和社会主义市场经济的发展，国内环境发生重大变化，社会经济成分、组织形式、就业方式、利益关系和分配方式日益多样化，新事物新问题层出不穷。随着党和国家事业的发展，党的队伍状况发生重大变化，新党员大幅度增加，干部队伍新老交替不断进行，一大批年轻干部走上领导岗位。这些深刻变化既带来机遇，也带来挑战。
从以上实例至少可以看到的主要特点有：一是逻辑严谨，对形势背景的分析系统全面，正反两方面相结合，结论明确；二是层次清楚，用三个随着分别从国际、国内和党内三个方面，概述了党在新的发展阶段面临的新情况新考验；三是高度概括，一方面新情况新考验列举了最重要最突出的状态和问题，另一方面结论概括简明扼要；四是语言精练，用词准确，表达流畅，修辞恰当，通过重复三次，有力地强调新情况、新考验呈现出重大变化的特征。
掌握公文实务，尤其是提高公文写作的水平，不仅需要一个不断实践的过程，更需要一个善于自觉积累的过程。
公文的形式是不可或缺的。公文的程序及格式就是公文的形式。公文的形式是公文的特定标志。公文的程序格式等形式不符合法规标准规范的要求，公文就会无法具备法定的强制力和约束力，就会无法生效。
公文的内容是第一重要的。公文表达的思想就是公文的内容。公文的思想内容不达到正确的要求，就会引起歧义或出现错误，就会失效或无效。因此，即使公文形式上符合法规标准规范的要求，但如果公文的思想内容不正确或不准确，也不能起到推进工作的正面作用，而只会产生导致风险损失的负面作用。
公文因思想内容正确而有效，公文因形式规范而生效。因此，写作公文决不仅仅是简单的文字表达，其重要性首先就在于文字表达的思想内容。
对于公文表达如果没有好的思想，那么好的文字是没有意义的。好的文字不一定表达好的思想，但没有好的文字一定很难表达好的思想。
我们可以从写作和思想两个方面，还可以分别从写作和思想的技术（能力）和艺术（水平）两个层次把握公文的表达。写作是基础，思想是根本；能力是基础，水平是境界。它们的相互关系见下图：
这里向大家推荐一本麦肯锡30年经典培训教材，美国专家巴巴拉·明托的著作。我们可以从中比较系统地学到如何围绕解决问题思考以及写作的基本技术和技巧。
(1)掌握必备技能。公文是现代社会组织机构重要的法定管理工具。在组织机构中从事工作，尤其是从事管理工作的人员，都应当将写作公文作为一项重要的基本功，充分重视并不断实践提高。一般来说，工作复杂程度越高，对公文水平的要求就越高；管理范围幅度越大，对公文水平的要求就越高。
(2)消除心理障碍。尽管高质量的公文写作并不容易，但也并非高不可攀。公文写作的难与不难是相对而言的。一般来说，会写公文不难，写好公文不易。从公文的思想和写作两个方面的技术角度来看，作为一项必备技能的基本功，只要注意按照规范的技术要求，经过一定的实践是可以较快掌握的。先在技术上达标，后在水平上提高。首先做到基本会，逐步追求不断好。
(3)坚持端正态度。掌握公文技术，提高公文水平，需要一个长期坚持的过程，这就要求有一个端正的心态。一是坚持用心琢磨，注意学习规范公文和优秀公文，不断积累，不断回味，不断提高。二是坚持对比概括，注意从好的公文中归纳出具体的心得体会，实际应用到自己的公文写作中，同时要注意及时沟通求教。
(4)坚持开放修改。在公文起草过程中可以坚持自己的系统思路为主，一旦提交讨论审核，就要自觉转换到修改者的立场，用平和的心态与大家一起批判和修改。经验证明，尽管在讨论修改过程中可能会有偏激的观点或苛刻的语言，但往往在偏激的观点或苛刻的语言中可以得到有益思想的启发，可以从多个角度完善公文。
公文的技术要点可以从标准规范、逻辑通顺、文字精炼三个方面重点学习和掌握。
公文的标准规范是一个完整的体系。要达到全面掌握和熟练应用是一门专业技能，一般组织机构内都需要设置这方面的专业人员承担专岗专职。对于各级管理人员和其他业务人员，应当把握和关注的最基本和最主要的公文标准规范。下列若干需要着重关注的建议可能因不同组织机构细则规定不尽相同，但应当确保一是不违反国家法规和上级机构规定办法，二是确保本组织机构内部全系统执行标准规范的一致和统一。
1.文种要准确。不同种类的公文具有不同的功能和特定的格式要求。因此，不同的文种不可以乱用也不可以混用。如请示和报告是两个文种，必须将请示和报告分别使用；请示和报告不仅适用的公务不同，行文的方向也是完全相反的。
我行常用文种有以下几类（其中，前6种适用我行的正式公文，后6种主要是用于行内或非正式的公文）：
（1）请示；
（2）报告；
（3）通知；
（4）函；
（5）会议纪要；
（6）批复；
（7）总结；
（8）计划；
（9）讲话；
（10）汇报；
（11）信息；
（12）条规。
2.格式要规范。无论公文的内容或形式都有规定的格式要求，各项格式要素都必须执行规定的表达方式，做到要素齐全、标准统一。如不同的文种有不同的内容体例；公文的标题和抬头有固定的格式。建议在公文处理中需要着重关注的格式要求有以下几点：
(1)公文标题。一般采用“动词＋宾语＋文种”的词语结构，如“关于印发的通知”。公文标题中除书名号、引号外，应避免使用其他标点符号。
(2)转发通知标题。对于多级转发通知的公文标题，应当避免反复套用转发通知的转发通知格式。一般当可能出现3个或以上转发通知时，应当压缩简化为“转发＋××机关＋事项名称＋或有关事项＋通知”（其中××机关为本级机构的直接上级管理机关）。
(3)公文抬头。应当使用机构全称或通行的规范简称。不可将机构名称和个人名称并列作为抬头。
(4)紧急程度。应当根据实际需要，确定公文的紧急程度。公文的紧急程度主要用于要求收办公文的机构人员应当在规定时限内办理完毕。不同等级的公文紧急程度表明要求公文不同的办理完成时限。因此，应避免随意确定公文的紧急程度或随意提高公文紧急程度的等级。同时选择紧急程度的应在正文开头部分说明必要的原因。一般可由行领导或办公室根据内容确定，可根据公文对应的来文标注程度确定。
(5)密级及期限。分为国家秘密和商业秘密两类不同级别。主要应当根据公文内容依照规定的标准确定。秘密等级越高控制措施越严，允许接触的人员范围越小，流转和保管手续越复杂。因此，为了既要确保保密，又要方便工作，应当做到该加密的一定要加密，该加到的密种密级一定要加到。同时，能不加密的就不要加密，能加低密级的就不要加高密级。
(6)引用公文标题。公文中需要引用其他公文标题时，一般格式为“日期+发文机关+公文标题+公文字号”。如2007年7月6日北京分行“关于印发分行的通知”（工银京发〔2006〕157号）。其中需要注意的是：
①“公文标题+公文字号”为必备项；
②公文标题使用双引号“”而不用书名号（主要为避免与标题中书名号发生混淆）；
③公文字号说明应使用单括号（）；
④公文字号中年份应使用六角括号〔〕而不是［］，但应遵从引用公文实际印发时正式标注的字号格式。
(7)公文附件
①主件因附件而发，不必加标附件；
②主件由附件说明的，需要加标附件。
(8)公文附注。为了提高公文处理的效率，便于上下级机构办理公文的人员直接与发文机构经办人取得联系，要求公文的上行文或下行文需要反馈的，必须加注联系人及联系方式。一般应加注负责该公文事项具体事务的直接主管。
(9)格式惯例
①已为众人熟知不会混淆的并列词组可省略之间的逗号，如“党的路线方针政策”、“遇到新情况新问题新考验”等；
②使用两个或以上并列词语的，最后两个词语之间一般以“和”连接，可起到提示并列结束的作用，如“风险的复杂性、突发性和扩散性”等，但在引号中的内容除外；
③除表示引用原话外，一般引号内并列词语之间应使用顿号，不用逗号；
④能够表达一个独立意思的完整句子一般应使用句号，避免连续使用逗号连接若干句子而一逗到底；
⑤段落中分列式的并列句中，尽量不使用冒号，可直接使用逗号。
3.规则要正确。公文处理的规则规定了公文的行文方向、行文方式、行文责任、行文数量等。所有公文必须按照公文处理规则办理。如未经有权人或授权有权人签发公文无效；请示向下行文无意义；上级对下级报送的请示应正式行文批复方能成为有效依据。建议在公文处理中需要着重关注的行文规则有以下几点：
(1)行文关系。既要正确选择规定行文方向的文种，又要按正确的行文方向发送公文。上行文用于向上级领导机构请示或报告。下行文用于对下级机构或本级机构相关人员指导规范。平行文主要用于不相隶属机构之间的公文往来。
(2)行文层级。应严格逐级行文。不可同时向多级机构行文。越级行文必须有严格的条件，主要是遇到特殊紧急情况需要直接向相对最高领导机构行文；特别重要事项经多次行文没有结果需要向再上级领导机构行文；按照非直接上级机构指定要求直接呈报行文；一般情况下，越级行文应同时抄送直接上级领导机构。
(3)签发人。上行文必须由一把手签发。一把手不在时应注明有权签发人；上行文签发人必须与公文稿纸签发人一致。
(4)主送抄送。主送是应当直接办理公文事项的主要行动主体，主要取决于该行动主体的责任，而不是其级别待遇。抄送是需要告之该公文事项或辅助办理的行动主体。抄送范围不再区别主体的级别待遇，一视同仁一律使用抄送，不再使用抄报的概念。
(5)批文区。上行文首页单位（即红头）标识上应留出80mm空间，用于领导阅批，尽可能使批办意见与公文共同流转，避免出现因为两者实物分离影响公文办理或因空间狭小领导阅批不便。
(6)严格控制公文数量。既要确保管理过程文件化，该办发的公文应当办发，但又要防止文牍主义公文泛滥，不该办发的公文应当坚决不办发，可以或降低发文机构等级，能不发红头文件的不发红头文件，或采用其他方式处理，能用信息、邮件发布的尽量用信息、邮件发布。
4.版式要统一。公文的版式体现公文的正规严肃性和形象统一性。这也体现了发文机构的质量控制精细化程度和管理文化水平。一方面，公文需要供人阅读使用，因此，公文的版式好比一个人的脸面，应当注意做到统一协调和美观大方。另一方面，统一规范公文版式，能够起到提高公文处理的劳动效率。建议在公文处理中需要着重关注的版式要点有：
(1)字体字号。正式公文一般为大标题二号宋体，小标题三号黑体，次小标题三号楷体，正文三号仿宋体，白版文件可采取相同字体但字号同比例缩号。正式公文应确保统一字体字号。非正式公文尽可能统一采用小号字体，以节约资源。
(2)要素位置
①公文标题分行应按完整词组断行，长度尽量以下一行大于上一行，一般不超过3行。
②除抬头和落款及年月日，正文段落应首行空两格。
③正式公文需要加盖公章，落款不再签署发文机构名称。
④抬头为双字的可约定双字间空1字，能起到与正文首行首字的美化衔接。
⑤应统一确定公文文字的行间距。
⑥行首不得出现用于段句词的标点如“。”、“，”、“、”等，不得出现应成对使用的后半对标点如“）”、“
