时间管理的重要性分析

在杭州管理培训开办中层管理培训时，了解到管理顾问席曼(Patricia Seemann)在星球顾问公司(Sphere Advisors)期刊上发出这样的感慨。“大多数领导人都知道必须审慎规划预算，却很少领导人用同样审慎的态度，来运用自己最珍贵的资源：时间。”管理顾问席曼(Patricia Seemann)在星球顾问公司(Sphere Advisors)期刊上发出这样的感慨。
　　的确，对企业来说，资金、技术、人员，几乎每一项资源都可以失而复得，可以补充，可以扩增，唯独时间不能。公司浪费掉的每一秒都永远消逝，就算万能之神也无法多给你一秒钟。特别是高阶主管的时间和精力，可以说是公司的策略性资产。
　　然而，大多数高阶主管在时间方面的管理，却几乎失控。他们被一个又一个的例行会议占满，忙着解决眼前一个有一个的问题。
　　当谈到时间管理，很多领导人会说，他们之所以无法做好，是因为每一天都有太多的意外事件。没错，领导人很少有例行的工作，因为绝大多数例行工作都有其它人员负责，降临到领导人办公桌上的，大多是不寻常或重要的事务。但也正因如此，规划才更显得重要。妥善规划自己的时间，是高阶主管证明自己管理能力的第一步。
　　捍卫自己的思考时间
　　要谨慎运用公司的这项策略性资产：时间，席曼指出，首先，高阶主管必须为自己忙碌的行程中，规划出一段优质的思考时间，并且坚持“捍卫”这段时间。为了做出明智决策，高阶主管的思考时间绝对不是奢侈品，而是必需品。定期规划出一段思考时间，也许是独处，也许是和少数几位朋友、同仁或者顾问，共同思考与反省一些长期的课题。这样的省思时间，对于公司的未来会带来很正面的影响。许多企业员工经常参加杭州企业管理培训或开通了网上企业大学，经过一段时间的学习和实践，对企业的发展还是有一定的帮助。
　　奇异公司前CEO威尔许说，他把三分之二的时间花在和人相关的课题。事实上，高阶主管的时间花在哪里，等于告诉全公司，他认为最重要的事情是什么。
　　员工的眼睛是雪亮的，不论公司的正式文件或规章上说公司的优先要务为何，他们会看领导人的行为，来研判他认为最重要的事情。他们看你把时间用于什么事务，来研判你实际重视的事;他们看你花时间在谁身上，来研判谁对你有影响力。因此，高阶主管如何花时间，除了实质的意义之外，还有很大的象征意义，远比他自己想象的还要重要。
　　要妥善管理自己的时间，高阶主管可以这样做：
　　■计算你一年有多少工作时数。
　　■根据公司策略所需执行的优先要务，安排你的时间使用优先顺序。别忘了考量社交及你个人的需要和希望。
　　■大致对每一项优先要务分配时间比例(%)。
　　■定出不能安排工作的个人活动固定时段(例如家庭时间、运动时间)。
　　■留下约20%的时间，用来弹性用于应付一些短期事务，或思考问题与决策。
　　■每季重新检视这份时间分配表，特别注意重要事务和个人时间的规划。
　　■每月检查并进行活动的微调。
　　■在每周的一开始，检视你的议程，看看是否合乎大目标。
　　重视会议的品质
　　对很多高阶主管来说，占掉他们最多时间的，就是会议，因此会议的品质非常重要。为了使会议有效率而不致浪费时间，在重要决策的会议前，高阶主管必须先思考这个会议的性质，以及对会议的期望是什么：这场会议的性质是要对决策进行讨论、要敲定决策，抑或要说明及执行一项已经敲定的决策?会议的性质决定你该如何管理会议的流程与走向，而会议的流程与走向将影响与会同仁的行为。
　　此外，高阶主管要善用自己和整个公司的时间，准时是非常重要的一个关键。要做到准时，不需要什么伟大的科技，需要的是高阶主管的纪律。高阶主管准时出席会议或活动，是尊重他人的象征，准时也等于向员工发出讯息：公司重视效率和纪律，也尊重他们的时间。
　　举例来说，准时开始会议很重要，准时结束会议也很重要。领导人若经常延长会议，同仁通常会在原订会议结束时间后，多预留一个小时，不安排任何事务。倘若会议准时结束，或延长时间不到一小时，这些预留的时间往往就被浪费了。此外，若领导人总是随意延长会议，大家就不会在会议前做好充足准备，会议的进行也会变得没有效率。
　　总结来说，高阶主管的时间和精力是最珍贵的资源，如果没有事先规划，严格管理，各种事务和琐事会立即侵入，占满管理团队的时间。对公司来说，同样的一年很快就会过去，差别就在于，究竟你的公司是有效率地朝向目标前进，还是散漫地执行了各种无关紧要的小专案，但目标却显得如此遥不可及。